DMS für kleine Unternehmen: ein Kann oder ein Muss?

Anmerkung des Editors: Wenn Ihr Unternehmen zu den KMU zählt und vor der Auswahl steht, ob es ein DMS braucht oder nicht, freuen wir uns Ihnen zu erklären, warum SharePoint Online eine gute Wahl ist. Unser SharePoint-Team ist bereit, mit Ihnen einen weiteren Schritt zu tun und Ihre DMS-Lösung anzupassen und zu implementieren. 

Ohne Zweifel ist der Übergang zum automatisierten Dokumentenmanagement heute eher eine Notwendigkeit als eine Option. Der Einsatz von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) trägt dazu bei, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und die gesamte Produktivität in einem Unternehmen zu erhöhen.Die Automatisierung von Dokumentenprozessen ermöglicht es mittleren und großen Unternehmen, Zeit und Aufwand zu sparen, Dokumente zentral abzulegen und einen Zugriff darauf für Hunderte oder Tausende Mitarbeiter jederzeit zu gewährleisten, was auch die Datensicherheit erhöht und den Dokumentenverlust reduziert.

Die Vorteile für mittlere und große Unternehmen liegen klar auf der Hand. Aber wie steht es mit dem Dokumentenmanagement in kleinen Unternehmen? Ist es ein Kann oder doch ein Muss, die Dokumentenprozesse zu automatisieren? Wir betrachten SharePoint Online als eine der Alternativen für die Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen, um diese Fragen zu beantworten.

Elektronisches Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen

Auf den ersten Blick scheint es, dass kleine Unternehmen kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigen. Aber in kleinen Unternehmen wie auch in mittleren und großen fallen täglich viele Dokumente an, die verwaltet und in Ordnung gehalten werden müssen. Deshalb können Mitarbeiter aus kleinen Unternehmen auch von Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems profitieren. Der Unterschied liegt darin, dass kleine Unternehmen andere Bedürfnisse haben und über begrenzte Ressourcen und Budget verfügen. Ihre Mitarbeiter leiden häufig unter Multitasking. Die Zeit ist für sie zu wertvoll, um sie auch beim Suchen von benötigten Dokumenten zu vergeuden.

Aber wie in großen Unternehmen kann ein ausgeklügeltes digitales DMS die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern auch in kleinen Unternehmen vereinfachen, das Dokumentenmanagement strukturierter und effizienter gestalten und damit Zeit und Aufwand sparen. Zentral gespeicherte und ständig aktualisierte Dokumente sind durch schnelle Suchfunktionen leicht wiederzufinden. Dadurch können kleine Unternehmen flexibler und mobiler sein sowie schneller auf Geschäftsangebote oder Kundenaufträge reagieren, um das Serviceniveau zu erhöhen.

Ein DMS in kleinen Unternehmen sollte die folgenden Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme erfüllen:

• Einfachheit (sie sollten benutzerfreundlich sein und mit wenigen Klicks einen Zugriff auf die erforderlichen Dokumente anbieten)
• Mobilität (sie sollten von allen Endgeräten verfügbar sein: PC, Tablets, Handys)
• Kosten (sie sollten nicht teuer sein).

SharePoint Online als DMS: Funktionsweise

Das SharePoint Online Dokumentenmanagementsystem ist eine gute Lösung für kleine Unternehmen, weil es alle drei Anforderungen erfüllt:

• Es ist einfach und intuitiv zu bedienen.
• Ein Zugriff auf SharePoint Online ist von verschiedenen Geräten möglich.
• Es kostet auch ja kein Vermögen, weil SharePoint Online Teil der cloudbasierten Office 365-Suite ist, was kostengünstiger als SharePoint On-Premises ist.

Das DMS umfasst mehrere Komponenten. Aber warum sind einige davon für kleine Unternehmen besonders wichtig und wie werden sie in SharePoint Online implementiert? Erfahren Sie weiter.

Erfassung und Validierung

Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten können kleine Unternehmen auf die manuelle Dateneingabe verzichten. Ein digitales DMS hilft dabei, große Mengen von Dokumenten schneller zu bearbeiten und notwendige Korrekturen zeitnah vorzunehmen. Die visuelle Validierung ermöglicht, Dokumente zu überprüfen und Rechtschreibfehler, fehlende Symbole, Wörter, Unterschriften usw. zu finden. Das spart Zeit, minimiert Fehler und verbessert Arbeitsabläufe rund um das Dokumentenmanagement.

SharePoint Online wird häufig in Kombination mit Hilfstools (z. B. Ephesoft Transact) verwendet, die auf optischer Zeichenerkennung und visueller Validierung basieren. Diese Tools erfassen automatisch Dokumente, überprüfen und integrieren sie direkt in SharePoint Online als durchsuchbare PDF-Dateien. Die Tools extrahieren und klassifizieren auch die Metadaten von Dokumenten.

Indizieren, Speichern und Abrufen

Jedes Dokument wird indiziert und an einem Speicherort automatisiert abgelegt, was das Suchen und Abrufen von Dokumenten erleichtert und beschleunigt. SharePoint Online bietet eine Volltext- und Metadatensuche, die auf der Indizierung basieren. Die erste Suchmethode ermöglicht, erforderliche Dokumente nach beliebigen Begriffen im Text zu finden. Die auf Metadaten basierte Suche erfolgt unter dem Einsatz von zusätzlichen Informationen über die gespeicherten Dokumente – Titel, Autorname, Dateigröße, zugeordnete Schlag­wor­te usw. Außerdem ist es möglich, jederzeit auch archivierte Dokumente zu finden. Dabei ist es durch die Vergabe von Benutzerrechten im DMS festgestellt, welche Aktionen an einem Dokument jeder Mitarbeiter ausführen darf.

Workflow & Zusammenarbeit

Automatisierte digitale Workflows optimieren Geschäftsprozesse und sind einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für kleine Unternehmen. Das SharePoint Online DMS ermöglicht unterschiedliche Workflow-Typen zu erstellen und zu überwachen: Genehmigung, Feedback, Unterschrift und mehr. Das bedeutet, dass einzelne Schritte bei der Bearbeitung von Dokumenten zuerst vordefiniert und dann automatisch umgesetzt und überwacht werden. Alle an der Bearbeitung von Dokumenten beteiligten Mitarbeiter können auch gleichzeitig an demselben Dokument zusammenarbeiten. Diese Möglichkeit wird als Co-Authoring bezeichnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob Mitarbeiter extern (z. B. von zu Hause) oder intern (im Büro) ein Dokument bearbeiten. Im Co-Authoring-Modus werden alle Änderungen automatisch gespeichert und nahezu in Echtzeit synchronisiert. Das ermöglicht einen Zugriff auf aktuelle Dokumentenversionen und macht die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern effizienter und dynamischer.

Versionierung

Die Versionierung ist eine der wichtigsten Funktionen im DMS für Unternehmen beliebiger Größe und gilt als eine der nützlichsten Funktionen in SharePoint Online. Die Versionsverwaltung kommt zum Einsatz, um alle Veränderungen zu erfassen und zu speichern. Dabei sind Veränderungen jederzeit nachvollziehbar, sodass man auf ältere Kopien mit Versionsnummern jederzeit zugreifen und bei Bedarf sogar eine historische Version wiederherstellen kann.

Sicherheit & Verteilung

Der Verlust von wertvollen Dokumenten oder die Offenlegung sensibler Daten können jedes kleine Unternehmen ernsthaft beschädigen oder sogar zerstören. In diesem Zusammenhang ist die Informationssicherheit in einem DMS von entscheidender Bedeutung. Ein SharePoint Online DMS kommt auch hier zur Hilfe. Um Daten zu schützen und einen unbefugten Zugriff zu vermeiden, müssen bestimmte Maßnahmen getroffen werden, darunter auch:

• genehmigte Dokumente in Formaten zu verbreiten, in denen Daten nicht einfach zu ändern sind;
• Berechtigungsstufen („Lesen“ oder „Vollzugriff“) zu erstellen, um Zugriffe auf Dokumente effizient zu verwalten;
• Dokumente revisionssicher und in Übereinstimmung mit Sicherheitsstandards bzw. Unternehmensrichtlinien zu archivieren;
• alle Zugriffe und Veränderungen zu dokumentieren und zu protokollieren.

Integration

Es ist möglich, SharePoint einfach mit anderen Unternehmenssystemen zu integrieren, wodurch ihre Funktionalität verbessert wird. In kleinen Unternehmen z. B. kann die Integration vom DMS mit Salesforce CRM von Vorteil sein, um Geschäftsprozesse zu beschleunigen und den Umsatz zu steigern. Es gibt mindestens 3 Gründe, um SharePoint Online DMS mit einer der weltweit führenden CRM-Plattform zu integrieren:

• Salesforce hat begrenzte Speicherkapazitäten für Daten (11 GB pro Organisation) und es fallen hohe Lizenzkosten an. Das Datenspeicherlimit für SharePoint beträgt 1 TB pro Organisation.
• Für kleine Unternehmen kostet die SharePoint-Lizenz $5 Benutzer/Monat und $12,50 Benutzer/Monat für die gesamte Office 365-Suite. Das Salesforce-Angebot für kleine Unternehmen beginnt mit $25 Benutzer/Monat.
• Salesforce ist für Vertriebs- und Marketingteams vorgesehen, während an der Projektzusammenarbeit Kollegen aus mehreren Abteilungen beteiligt sind. SharePoint ist eine gute Lösung, um die unternehmensweite Zusammenarbeit auf ein höheres Niveau zu bringen.

Haben Sie Zweifel, ob kleine Unternehmen ein DMS benötigen?

Die kleinen Unternehmen stehen auch vor Herausforderungen, große Mengen von Dokumenten zu bearbeiten und in Ordnung zu halten. Im Unterschied zu mittleren und großen Unternehmen haben kleine Unternehmen andere Bedürfnisse und begrenzte Ressourcen. Das SharePoint Online DMS ermöglicht, diese Bedürfnisse abzudecken und die wichtigsten Anforderungen an das Dokumentenmanagement in kleinen Unternehmen zu erfüllen. Damit trägt ein SharePoint-basiertes DMS dazu bei, Dokumentenmanagement strukturierter und effizienter gestalten und Geschäftsprozesse zu verbessern.