SharePoint-Genehmigungsworkflow: ein Ausgangspunkt für Ihr BPM

SharePoint dient als ein universelles Werkzeug für Unternehmen beliebiger Größe, um nicht nur die abteilungsobergreifende und standortunabhängige Zusammenarbeit zu gewährleisten, sondern auch andere Prozesse wie Dokumenten-, Projekt- oder Personalmanagement effizienter zu gestalten. Um Unternehmen bei der Automatisierung dieser Prozesse zu unterstützen, verfügt SharePoint über Out-of-the-Box-Funktionen für das Workflow-Management. Einer der beliebtesten SharePoint-Workflows ist der Genehmigungsworkflow, mit dem Mitarbeiter alltägliche Aufgaben erledigen können.

In diesem Blogbeitrag erörtern wir, wie man von diesem Workflow profitieren kann, und schlagen einzelne Schritte vor, um das Potenzial von SharePoint als BPM-Lösung optimal zu nutzen.

Wann kommt ein Genehmigungsworkflow zum Einsatz

Ausgehend von dem Begriff „Genehmigungsworkflow“ ist es klar, dass es um Genehmigungsprozesse geht. Automatisierte Genehmigungsworkflows ermöglichen es den Benutzern, SharePoint-Elemente (z. B. ein Dokument oder eine Aufgabe) an vordefinierte Personen zu senden, um deren Genehmigung oder Ablehnung zu erhalten. Jede genehmigende Person wird per E-Mail benachrichtigt, welche Aktionen sie ausführen muss. Sobald sie damit fertig ist, wird ein SharePoint-Element an die nächste angegebene Person weitergeleitet, bis der Workflow abgeschlossen wird.

Obwohl dieser Workflow so einfach aussieht, ist er einer der wesentlichen Bestandteile verschiedener Geschäftsprozesse und ist von grundlegender Bedeutung für die täglichen Geschäftsaktivitäten:

• Dokumentenmanagement. Viele Organisationen verwenden SharePoint als Dokumentenmanagementsystem (DMS). Deshalb ist es kein Wunder, warum gerade in den Dokumentenprozessen Genehmigungsworkflows zum Einsatz kommen. Alle Abteilungen, von der Beschaffung bis zum Office-Management, können von diesem Workflow profitieren, um die manuelle Dokumentenverarbeitung zu vermeiden und den Dokumenten-Kreislauf zu beschleunigen. Man kann bei Bedarf auch externe Benutzer, z. B. Kunden oder Partner, in den Workflow einbinden.
• HR-Management. Genehmigungsworkflows werden auch oft im HR-Bereich eingesetzt, um das HR-Management oder Personalmanagement zu vereinfachen und zu beschleunigen. Urlaubs- und Dienstreiseanträge, Krankmeldungen, Vertragsgenehmigungen sind nur einige der täglichen HR-Prozesse, die sich über den SharePoint-Genehmigungsworkflow automatisieren lassen.
• Veröffentlichung von Inhalten. Wenn SharePoint als Content Repository dient, können Workflows zur Inhaltsgenehmigung erstellt werden. Wenn Benutzer einen neuen Beitrag zu einem Blog mit dem thematischen Schwerpunkt oder zu einem Wiki hinzufügen, kann ein Moderator Inhalte für die Veröffentlichung entweder genehmigen oder zur Überarbeitung an den Autor zurücksenden. Organisationen können auch SharePoint Genehmigungsworkflows verwenden, um die zu ihrer Website hinzugefügten neuen Inhalte im Griff zu haben.
• IT- und Office-Support. Genehmigungsworkflows können auch in Unternehmen zum Einsatz kommen, um Probleme rund um IT- und Office-Support zu bewältigen. Vor allem dann, wenn Unternehmen in ein spezielles Ticketisystem nicht investieren möchten. In diesem Fall ermöglichen es SharePoint-Genehmigungsworkflows den Mitarbeitern, verschiedene IT- und Office-Support-bezogene Anfragen zu senden: eine benötigte Software anzufordern oder ein neues Whiteboard zu bestellen.

Insgesamt gibt es mehrere Genehmigungsszenarien, weil jedes Unternehmen seine eigenen spezifischen Bedürfnisse hat. Der SharePoint-Genehmigungsworkflow deckt alle Fälle ab, die der Logik der oben beschriebenen Prozesse folgen.

Hocheffektives Business Prozess Management (BPM)

Es ist klar, dass Geschäftsprozesse in einem Unternehmen nicht nur mit dem Genehmigungsworkflow verwaltet werden können. Aus diesem Grund bietet SharePoint standartmäßig noch vier weitere Workflows: Feedback sammeln, Signaturen sammeln, Drei-Status (um Elemente durch drei unterschiedliche Status zu nachverfolgen, z. B. - „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“) und Veröffentlichungsgenehmigung.

Aber wenn es um ein ganzheitliches Business Prozess Management geht, entsteht eine Frage, ob native SharePoint-Funktionen ausreichen, um unterschiedliche komplexe Workflows effektiv zu verwalten oder ist es stattdessen sinnvoller, eine vollwertige BPM-Lösung zu implementieren?

Laut der neuen SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2018/19 setzen 53 Prozent der befragten Unternehmen SharePoint für die Prozessautomatisierung ein. 55 Prozent setzen SharePoint zur Abbildung von Workflows ein. Aber nur 14 Prozent würden SharePoint für die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse verwenden. Das bedeutet, dass die Möglichkeiten von SharePoint für die Automatisierung und Management von Geschäftsprozessen ursprünglich begrenzt sind. Aber um diese Möglichkeiten zu erweitern, gibt es mindestens 3 Wege.

1. Ihre SharePoint-Lösung anpassen

Die zusätzliche Entwicklung von benutzerdefinierten Workflows und Apps hilft dabei, SharePoint in eine leistungsfähige BPM-Lösung umzuwandeln. Am Ende stehen den Unternehmen nicht nur auf bestimmte Anforderungen zugeschnittene Workflows zur Verfügung, sondern wird es ermöglicht, alle Phasen in Geschäftsprozessen zu steuern und deren Wirksamkeit zu überwachen.

Vorteil: Mitarbeiter können verschiedene Aktionen innerhalb desselben SharePoint-Portals ausführen, was das Management von diesen Aktionen vereinfacht.

Nachteil: Die Anpassung kann zu einer Herausforderung werden, vor allem dann, wenn es kein qualifiziertes internes SharePoint-Team gibt. Das erfordert eine professionelle Unterstützung von SharePoint-Entwicklern, was die Gesamtbetriebskosten erhöht.

2. SharePoint mit fertigten Workflow-Management-Lösungen erweitern

Der Markt bietet verschiedene Lösungen an, um SharePoint mit fertigen Workflows verschiedener Komplexität zu erweitern. Nintex, K2, Bamboo Solutions und HarePoint sind nur einige Anbieter, die verschiedene Tools für SharePoint bereitstellen, um die standardmäßig verfügbaren Funktionen für das Workflow-Management zu erweitern und SharePoint einer BPM-Lösung näher zu bringen.

Vorteil: Zeit und Aufwand für die SharePoint-Anpassung werden gespart.

Nachteil: Dieser Weg erfordert Investitionen nicht nur in Lösungen von Drittanbietern und deren Support, sondern auch in eine zusätzliche Anpassung dieser Tools.

3. SharePoint mit spezialisierten BPM-Lösungen verbinden

Zum Schluss kann SharePoint immer mit einer spezialisierten BPM-Lösung in Verbindung kommen. Bei diesem Szenario dient SharePoint als Content Repository, während das BPM-System die Automatisierung von Geschäftsprozessen übernimmt.

Vorteil: Diese Option eignet sich für Unternehmen, die SharePoint aktiv nutzen und eine umfassende BPM-Lösung brauchen, aber ihre SharePoint-Umgebung für BPM nicht anpassen möchten.

Nachteil: Das Projekt erfordert Investitionen in eine BPM-Lösung sowie Aufwand an Zeit und Kosten für die Integration.

Fazit

SharePoint bietet standartmäßig verfügbare Funktionen für das Workflow-Management an, um Unternehmen bei der Automatisierung von ihren täglichen Prozessen zu unterstützen. Unter den Out-of-the-Box SharePoint-Workflows ist der Genehmigungsworkflow einer der beliebtesten. Er ermöglicht den Mitarbeitern, zahlreiche Geschäftsprozesse zu beschleunigen und Aufgaben effizienter zu erledigen. Aber wenn ein Unternehmen eine hocheffektive BPM-Lösung braucht, reichen die OOTB-Funktionen nicht aus. Um das Potenzial von SharePoint als BPM-Lösung zu entdecken und es optimal zu nutzen, können Unternehmen zusätzliche Maßnahmen treffen.