Abteilungsgrenzen mit einer SharePoint-Website für die Zusammenarbeit überwinden

Bei der Entwicklung einer SharePoint-basierten Lösung für Content- oder Workflow-Management, gehen Unternehmen wenigere Risikos ein, wenn es um die Benutzerakzeptanz geht, weil sie hilft, tägliche Aufgaben zu verwalten. Ausgezeichnete Performance, einfache Navigation und Integration mit Enterprise-Systemen kann den Buy-In der Lösung in der Regel sicherstellen.

Aber sich sobald das Unternehmen entscheidet, SharePoint für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu implementieren, entstehen zahlreiche Herausforderungen. Was ist wichtiger: Schnittstelle oder Funktionalität? Welche Funktionen sind notwendig? Wie gewinnt man die Zufriedenheit der Benutzer? Wie kann man eine erfolgreiche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sicherstellen und Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen engagieren? Die Fragen schwirren um den kopf herum und machen die Perspektiven des Projektes trübe.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, empfehlen wir das Konzept einer SharePoint-Website für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit als Schlüssel für eine erfolgreiche Kollaboration und Wissensgenerierung zu betrachten.

Warum braucht man eine Website für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?

Einer der häufigsten Fehler, der SharePoint-Versagen verursacht, liegt gewöhnlich in der anfänglich falschen Herangehensweise bei der Entwicklung einer Kollaborationslösung. Nicht angepasste Standard-Tools haben keine Chancen, die Zuneigung der Nutzer zu gewinnen und Mitarbeiter anzuregen, sie aktiv zu nutzen. Eine fruchtbare Zusammenarbeit kann nur im Herzen einer forumähnlichen vollwertigen Lösung wie einer SharePoint-Website für die Zusammenarbeit entstehen, die dient als:

Eine einzige Informationsquelle. Eine Website ermöglicht es, die Aufgaben über eine einheitliche Teamarbeit-Plattform auszuführen und wertvolle Informationen mit Kollegen zu teilen, anstatt sie nur auf PCs, in der Cloud oder sogar auf dem Papier zu speichern. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, wichtige arbeitsbezogene Informationen in einem Ort zu sammeln und sie zu jeder Zeit wiederzuverwenden.

Eine korporative Wissensbasis. Eine Zusammenarbeit-Website bietet die Möglichkeit, eine Wissensbasis zu erweitern, die genutzt werden kann, um die Daten über die laufenden Aktivitäten eines Unternehmens zu sammeln, Marktforschung über neue Geschäftsfelder und Möglichkeiten durchzuführen sowie neue Teammitglieder zu bilden und Ihren Einführungszeitraum zu verkürzen.

Eine einheitliche Diskussionsrunde. Eine Website ist ein großartiges Tool, welches es den Mitarbeitern ermöglicht, die Geschäftsfragen sofort zu besprechen, ohne ihre persönlichen Terminpläne mit langen Meetings zu stören. Publizierte Meinungen und Ideen werden nicht verloren und können überarbeitet oder weiter ausgearbeitet werden, wann immer ein Team es braucht.

Gleichzeitig, um Erfolg während der Nutzung einer SharePoint-Website für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu haben, werden Sie vor drei großen Herausforderungen stehen: große Menge von Inhalten zu verwalten, Nutzerrollen zuzuweisen und die Loyalität der Mitarbeiter gegenüber der Website zu gewinnen.

Verwaltung von Inhalten

Da das Konzept einer Website für die Zusammenarbeit um die Veröffentlichung von Informationen herum aufgebaut ist, müssen sich die Mitarbeiter mit großen Mengen von Inhalten beschäftigen. Die Website sollte die Möglichkeiten bieten, neue Materialien einfach zu publizieren und herauszusortieren, um zu verhindern, dass die Website sich in ein Datenlager verwandelt.

Mit Funktionen für die Inhaltsveröffentlichung können Mitarbeiter Veröffentlichungen in einem einheitlichen Stil machen. Glücklicherweise bietet SharePoint einen eingebetteten HTML-Editor, derden gesamten Funktionsumfang von der Textformatierung bis zum Einfügen von Dateien und Bildern abdeckt. Das Ziel ist, es den Benutzern zu ermöglichen, ihren Content selbst zu bearbeiten und zu publizieren und ihn lesbar und verständlich für andere Community-Mitglieder zu machen.

Funktionen für die Content-Moderation zielen darauf ab, die Risikos von ‘Informationsverschmutzung’ der Website zu minimieren und grünes Licht den wertvollen und relevanten Daten zu geben. Zusätzlich empfehlen wir einen Content-Moderator zuzuweisen, der für die Inhaltsfilterung zuständig ist. Auf diese Weise wird jeder Beitragsentwurf zuerst an den Moderator der Website weitergeleitet und nur nach seiner / ihrer Zustimmung veröffentlicht. Es ist auch möglich, eine Bewertungsskala zu erstellen, um jede Publikation von irrelevant bis sehr wichtig zu bewerten. Es geht darum, dass jede Publikation einen Rang hat, der es den Benutzern ermöglicht, den relevantesten Content schneller und einfacher zu finden.

Sowohl Content-Management als auch -Moderation können detailliert beschrieben und in einem einzelnen Content-Anleitung-Tab untergebracht werden, um die Richtlinien für Mitarbeiter jederzeit zugänglich zu machen.

Zuweisung der Benutzerrollen

Um eine transparente Benutzerstruktur sicherzustellen, ist es empfehlenswert, wenigstens 3 Gruppen der Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen gemäß ihrer Rolle auf der Website vorzusehen, um den optimalen Betrieb der Website zu gewährleisten und chaotischem Website-Management vorzubeugen.

Beobachter. Das sind Benutzer, die keine Teammitglieder sind und nicht aktiv an der Teamzusammenarbeit teilnehmen, aber möchten der Gemeinschaft folgen, neue Publikationen sehen und ihre Kenntnisse zu einem bestimmten Thema erweitern. Diese Rolle erlaubt nicht, Inhalte zu veröffentlichen, aber ermöglicht einen Zugriff auf die Website für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, das Lesen von Beiträgen und die Suche nach Informationen. Wenn ein Beobachter der Gemeinschaft beitreten will, muss er sich bewerben.

Mitwirkende. Alle aktiven Teammitglieder, die regelmäßig Inhalte hinzufügen und an den Diskussionen teilnehmen, können Mitwirkende genannt werden. Diese Gruppe von Benutzern sollte in der Lage sein, neue Publikationen zu machen, zu bearbeiten und Kommentare zu hinterlassen. Den Mitwirkenden werden auch persönliche Seiten zur Verfügung gestellt, die sie als persönliche Wissenstafeln verwenden können.

Moderatoren. Je nach der Teamgröße kann eine Website für die Zusammenarbeit einen oder mehrere Moderatoren haben. Der Moderator ist ein Benutzer mit den umfangreichsten Berechtigungen, die ihm ermöglichen, Publikationen von den anderen einzuschätzen, einen Beitrag abzulehnen, wenn er den Anforderungen der Inhaltsanleitung nicht entspricht, Publikationen zu bewerten und an der Entwicklung der Website durch Hinzufügung von neuen Themen und Unterthemen teilzunehmen.

Mitarbeiter engagiert zu halten

Eine weitere herausfordernde Aufgabe bei der Arbeit mit einer SharePoint-Website für die Zusammenarbeit besteht darin, alle Teammitglieder zu motivieren, um eine zentrale Wissensbasis regelmäßig zu entwickeln und zu erweitern. Es gibt ein paar Features, die Benutzeraktivität stimulieren.

‘Benutzer-Fänger’. Um die Aufmerksamkeit der Gemeinschaft anzuziehen, können ‘Benutzer-Fänger’ erstellt werden, z. B. ein System mit automatischen Benachrichtigungen, das die Benutzer über jede neue Publikation oder wöchentliche Aktualisierungen auf ihrer Website für die Zusammenarbeit informiert. Es könnte sie einladen, die Website zu besuchen und an der Diskussion teilzunehmen, um ihr besseres Bewusstsein für den Inhalt zu gewährleisten.

• Neue Beitrag-Benachrichtigung kann an die Arbeitsgruppemitglieder gesendet werden, damit sie die letzten Änderungen an der Website sehen können. Die Benachrichtigung kann eine ‘Rote’ Taste enthalten, welche über den direkten Link zu einer neuen Publikation verfügt.
• Wöchentliche Zusammenfassung-Benachrichtigung wird alle Website-Mitglieder über die Beiträge, die während der letzten Woche hinzugefügt sind, informieren. Die Benachrichtigung kann den direkten Link zu dem allgemeinen Newsfeed mit den neusten Beiträgen zuerst bieten.

Persönliche Bewertungen. Durch Bewertung des Contents garantiert ein Moderator die Relevanz und die Wichtigkeit von jedem Beitrag, welcher auf der Website erscheint. Das System der automatischen persönlichen Bewertung kann ebenfalls eingeführt werden, um die aktivsten Mitglieder zu bestimmen, z. B. die besten Veröffentlicher der Woche oder des Monats zu bewerten, um es dem Team zu ermöglichen, die aktivsten Mitwirkenden zu sehen. Für passivere Teammitglieder wird es sinnvoll sein, ein dynamisches Diagramm einzuführen, welches den eigenen Aktivitätsfortschritt in verschiedenen Zeitrahmen (z. B. Wochen, Monate oder Quartale) zeigt.

Persönliche Seiten. Eine strenge Moderation, welche die Website der Verschmutzung vorbeugt, bedeutet, dass einige Publikationen asugesiebt werden. Aber was können Sie tun, wenn ein Teammitglied einen Beitrag behalten möchte, welcher zu spezifisch für den Rest der Gemeinschaft ist? Um die Beiträge mit keiner vorherigen Moderation zu publizieren, können Mitarbeiter mit ihren persönlichen Seiten versorgt werden, welche ihnen mehr Freiheit geben, und es ihnen ermöglichen, alle Informationen, die sie benötigen, in einem Ort zu speichern und sie mit anderen Mitgliedern auszutauschen, sogar wenn es in dem allgemeinen Newsfeed nicht veröffentlicht ist.

Kundenspezifisches Design. Zu gutter Letzt, ist kundenspezifisches Design etwas, ohne was eine Zusammenarbeit-Website keinen Erfolg haben wird. Eine Website sollte das Gefühl der Zugehörigkeit zu einer Gemeinschaft geben und die Domäne reflektieren, in welcher die Nutzer arbeiten. Kundenspezifisches Design ist keine Option in diesem Fall, es ist ein Muss, welches die Nutzerakzeptanz deutlich zu erhöhen hilft. Wir fördern die Unternehmen, einige Anstrengungen zu unternehmen, um eine maßgeschneiderte Masterseite zu erstellen, sowie einige Vorlagen für Unterseiten, was helfen wird, das allgemeine Konzept zu visualisieren (z. B. wenn Ihr Team sich auf Gesundheitswesen spezialisiert, erstellen Sie die Seiten mit ‘gesundem’ Design.

Auswahl eines Entwicklungskurses

Die Implementierung einer SharePoint-Website für die Zusammenarbeit in einem Unternehmen ist keine leichte Aufgabe. Alle Versuche, eine Out-of-the-Box-Lösung bereitzustellen, werden scheitern, weil das Risiko einer Ablehnung zu hoch ist. Außerdem kann sogar eine funktionsreiche Lösung keinen Erfolg haben, wenn sie den Bedürfnissen der Benutzer nicht entspricht.

Der Entwicklungskurs sollte entsprechend den Erwartungen der Mitarbeiter erstellt werden. Wenn Sie ein Kalloboration-Projekt auf der Basis von SharePoint starten , mössen Sie zuerst das Porträt des zukünftigen Benutzers zeichnen und seine Informationsbedürfnisse beschreiben. Danach überlegen Sie sich zusammen mit SharePoint-Beratern, wie die Website für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu einem integralen Bestandteil im Arbeitsalltag für Benutzer werden kann.

Geben Sie uns das Feeback

Wir freuen uns darauf, wenn Sie Ihre Erfahrungen über die Einführung von SharePoint-basierten Lösungen für die Teamarbeit. Welche Fallstricke gab es bei der Umsetzung solch einer Lösung in Ihrem Unternehmen? Welche Funktionen gelten als die beliebtesten und erwiesen sich als nützlich bei der Nutzerbindung? Was würden Sie anbieten, um Kalloboration-Projekte auf der Basis von SharePoint noch erfolgreicher zu machen?