Business vs. Social Intranet auf der Basis von SharePoint: erklärt mit Beispielen

Mehrere Unternehmen weltweit wählen ein SharePoint-Intranet als Kernstück Ihrer Zusammenarbeit und Kommunikation. Und da jede Organisation eine einzigartige Umgebung hat, ist es kaum möglich, zwei identische Unternehmensportale zu finden. Dennoch gibt es allgemeine Trends, die unterschiedliche Unternehmen stark beeinflussen. Da wir seit 2007 SharePoint-Intranets entwickeln, haben wir festgestellt, dass Unternehmen in den meisten Fällen eine von zwei Arten von Intranets auswählen:

• Business-getriebenes Intranet, in dem die Funktionen für die Erfüllung von arbeitsbezogenen Aufgaben dominieren.
• Social Intranet, bei dem die Kommunikation und Unternehmenskultur im Mittelpunkt stehen.

In unserem Blogbeitrag zeigen wir einige Beispiele für beide Arten von SharePoint-Intranets und erklären, wie und wann jede Art in Organisationen zum Einsatz kommt.

Live Demo für SharePoint-Intranet

Business-getriebene SharePoint-Intranets

Business-getriebene Unternehmensportale zielen darauf ab, den Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre täglichen Arbeitsprozesse mit geringerem Aufwand effizienter zu gestalten. Anhand einiger realer Beispiele für SharePoint-Intranets können Sie untersuchen, wie Business-getriebene Intranets aussehen.

1. Geschäftsspezifische Webparts und App Parts helfen den Mitarbeitern, mit den neuesten Nachrichten und Updates in ihrem Intranet auf dem Laufenden zu bleiben. Auf diese Weise müssen sie sich mit der Informationsbeschaffung aus zahlreichen externen Quellen nicht mehr beschäftigen. In diesem Intranet werden z.B. regelmäßig aktualisierte Wirtschaftsnachrichten und wichtige Finanzdaten direkt auf der Homepage angezeigt.

2. Angepasste SharePoint-Websites und -Unterwebsites können unterschiedliche Geschäftsanforderungen erfüllen. Dieses Portal bietet einem Immobilienunternehmen eine Reihe von Websites für das Aufgabenmanagement und ermöglicht den Mitarbeitern, auf Unternehmenslösungen wie CRM und Projektmanagementsystem zuzugreifen. Das Intranet enthält auch das Idea Lab – einen separaten Bereich, in dem Mitarbeiter ihr Wissen erfassen und neue Business-Ideen entwickeln können.

3. Voll funktionsfähige interne Portale mit eingeschränktem Funktionsumfang sind darauf abgezielt, bestimmte Aufgaben zu erfüllen, die für den Erfolg von Unternehmensaktivitäten besonders entscheidend sind. Das nächste Beispiel zeigt, wie ein SharePoint-Intranet dem Anbieter von sozialen Fürsorgeleistungen dabei hilft, interne Lernprozesse zu erleichtern. Das Intranet enthält ein Schulungszentrum, worauf das Personal bei der Erfüllung seiner täglichen Aufgaben zugreifen kann, Websites, in denen persönliche Fortschritte von jedem einzelnen Mitarbeiter verfolgt werden können und andere Bereiche für die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und deren Mentoren.

Welche Rolle spielt ein Business-getriebenes SharePoint-Intranet?

Auf Business fokussierte Intranets unterstützen organisatorische Abläufe, helfen den Mitarbeitern ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen und verstärken die abteilungsübergreifende Kollaboration im Team. Business-getriebene Intranets ermöglichen es Unternehmen normalerweise, die folgenden Ziele zu erreichen:

• Eine zentrale Informationsquelle bereitzustellen. Ein Unternehmensportal dient als eine zentrale Plattform für Unternehmensnachrichten, branchenspezifische Trends, projektbezogene Updates, organisatorisches Wissen und andere spezifische Geschäftsinformationen.
• Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Ein Business-getriebenes Intranet bietet seinen Benutzern verschiedene Funktionen wie z. B. Dokumentenmanagement, Qualitätssicherung, Projektmanagement und vieles mehr, um sie bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen.
• Kollaboration zwischen Mitarbeitern für bessere Geschäftsergebnisse zu fördern. In einem SharePoint-Intranet werden Teams und einzelne Mitarbeiter miteinander verbunden, sodass sie jederzeit und an jedem Ort kommunizieren und zusammenarbeiten können. Auf diese Weise erledigen sie ihre Arbeit schneller und effizienter.
• End-to-End-Kollaboration über die Grenzen verschiedener Unternehmenslösungen zu unterstützen. Ein Unternehmensportal kann als Werkzeug für die Verknüpfung von einzelnen Unternehmenssystemen dienen, wodurch Mitarbeiter gleich effektiv und komfortabel zusammenarbeiten können, unabhängig davon, welche Lösung sie verwenden.
• Eine sichere digitale Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Mit einem unternehmensweiten Intranet erhalten verschiedene Abteilungen und Teams den Zugriff auf die dedizierten Kollaborationsbereiche, auf denen alle Aktivitäten und Daten geschützt und vertraulich behandelt werden. Der Zugriff darauf wird durch verschiedene Berechtigungsstufen geregelt, mit denen unternehmensweite Inhalte isoliert werden können.
• Wissens- und Lernmanagement sowie Ideengenerierung und innovatives Denken zu ermöglichen. Ein SharePoint-Intranet kann all diese Aufgaben erledigen und als Zuhause für Wissensdatenbanken, Lernmanagementsysteme, Schulungsprogramme, und persönliche Entwicklungspläne dienen. Es lässt auch eine reibungslose Kommunikation zwischen Lernenden und ihren Lehrern ablaufen.

SharePoint-Intranets mit Social Elementen

Social Intranets leben oft in Unternehmen, die ihre Unternehmenskultur entwickeln und die Loyalität der Mitarbeiter gewinnen möchten. Die Implementierung eines Social Intranets kann anspruchsvoller als die Erstellung eines Business-getriebenes Hubs sein. Ein Social Intranet sollte so fesselnd wie möglich wirken, weil ansonsten die Mitarbeiter es nicht verwenden werden. Die folgenden Beispiele für SharePoint-Intranets zeigen die „Sozialisierung“ von unternehmensweiten Portals auf verschiedenen Ebenen:

1. Business-getriebenes Intranet mit Social Webparts ist eine großartige Lösung für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter einbinden möchten. Eine kanadische Bank fördert die informelle Kommunikation zwischen ihren Mitarbeitern in Social Village, einer Yammer-ähnlichen Komponente ihres SharePoint-basierten Unternehmensportals. Hier können die Mitarbeiter Notizen posten, Bilder teilen und Likes sammeln, an Lotterien teilnehmen, verschiedene Dinge kaufen und verkaufen und vieles mehr.

Wir, die Mitarbeiter von ScienceSoft, nutzen unser allgemeines Newsfeed, um Informationen über Aktivitäten mit sozialem Engagement (Wohltätigkeitsveranstaltungen, Sportwettkämpfe usw.) und Aktualisierungen im korporativen Rabattprogramm für Mitarbeiter bekannt zu geben. Auf der Homepage befindet sich auch ein Yammer, der die informelle Kommunikation der Mitarbeiter unterstützt.

2. Ein separater Bestandteil für das soziale Leben in einem SharePoint-Intranet ermöglicht es, alle sozialen Aktivitäten auf einer zentralen Seite zusammenzufassen. Die Mitarbeiter können das auswählen, was von Interesse ist, seien es Wettbewerbe, Communities, Chats oder Mediengalerien.

3. Ein vollwertiges Social Intranet kann soziale Unternehmensinitiativen unterstützen. Wenn Sie die Auflistung von den besten SharePoint-Intranets von 2012-2018 ansehen, die von der Nielsen Norman Group zusammengestellt wurde, finden Sie mehrere Beispiele für SharePoint-Intranets, die nur auf soziale Aktivitäten zugeschnitten sind. Einer der Sieger bietet seinen Mitgliedern eine ganze Reihe von sozialen Funktionen, darunter:

• Soziale Nachrichten und Ankündigungen von Mitarbeitern;
• Bildgalerie für Mitarbeiterfotos;
• Mediengalerie für Mitarbeitervideos;
• Webpart für Comics, in dem Mitarbeiter lustige Bilder erstellen können.

Welche Rolle spielt ein Social SharePoint-Intranet?

Social Intranets können Organisationen dabei unterstützen, verschiedene Ziele zu erreichen:

• Das soziale Leben im Unternehmen voranzutreiben und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. In diesem Fall können Unternehmen standardisierte, auf Business fokussierte Newsfeeds durch von Mitarbeitern geschriebene und veröffentlichte Nachrichten und Übersichten ersetzen.
• Unternehmensweite Aktivitäten zu hosten. Intranets können als Hubs für unternehmensweite Wettbewerbe und Gewinnspiele dienen. Zum Beispiel, die Erstellung von Foto- und Videoaufnahmen mit Unternehmensidentitäten (Fahnen, Plakaten usw.) und deren Veröffentlichung im Intranet gelten als eine der häufigsten sozialen Herausforderungen.
• Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Büros zu verbinden. Während Business-getriebene Intranets häufig separate Bereiche für die Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen bereitstellen, zielen Social Intranets darauf ab, so viele Mitarbeiter wie möglich zusammenzuführen. Aus diesem Grund kommen Gruppen, Communities und Clubs in einem SharePoint-Intranet häufig zum Einsatz.
• Benutzer zu unterhalten. Social Portale sollen in den Arbeitsalltag etwas Spaß bringen. Aus diesem Grund sind Mitarbeiter eingeladen, Witze zu posten und lustige Geschichten und Bilder zu teilen.
• Außerbetriebliche Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu unterstützen. Um individuelle Hobbys zu fördern, stellen Intranets relevante Communities zur Verfügung, in denen Mitarbeiter ihre Interessen teilen und besprechen können.

Feature-Parität ist die beste Option

Unsere Beispiele für SharePoint-Intranets zeigen, dass Ihr Unternehmensportal von Business getrieben oder sozialorientiert sein kann. Es gilt aber bei der Planung eines Intranets zu beachten, dass Mitarbeiter unterschiedliche Vorlieben haben. Allen gerecht zu werden ist schwer zu erreichen, wenn Sie nur businessorientiert sind oder rein soziale Funktionen bereitstellen. Idealerweise sollte Ihr Intranet daher beide Arten von Funktionen anbieten, um einerseits die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und andererseits die unternehmensweite Community zu unterstützen.