Einige Schritte, um Ihr SharePoint-Intranet benutzerfreundlicher zu gestalten

Wenn ein SharePoint-Intranet in das Leben des Unternehmens eintritt, muss es einige Ziele erreichen: Geschäftsprozesse vereinfachen, Mitarbeiter in ihrer täglichen Routine und bei der Zusammenarbeit unterstützen, bei der Umsetzung von Unternehmenswerten helfen.

Es kann aber passieren, dass Ihre Mitarbeiter trotz aller Bemühungen kein Interesse am neuen System zeigen, sodass es monatelang ungenutzt bleiben kann. Basierend auf unserer Erfahrung in der Entwicklung von SharePoint-Intranets untersuchen einige mögliche Gründe für die Zurückhaltung von Benutzern, um herauszufinden, wie man mit diesen Gründen umgehen kann.

Warum lehnen Benutzer Ihre Intranet-Lösung ab?

Die Implementierung eines neuen Systems erzeugt mehrere psychologische Barrieren, die zu einer Ablehnung der Software führen können. Zum Beispiel (hier folgen nur einige mögliche Ablehnungsszenarien):

• Ihre Mitarbeiter sind daran gewöhnt, ihre Aufgaben mit anderen Tools zu verwalten und zu erledigen (z. B. via E-mail, Skype, persönliche Treffen), sodass sie die Einführung eines neuen Intranets nur als Versuche der Geschäftsführung, neuen Trends im Automatisierungsprozess zu folgen, wahrnehmen.
• Andere Mitarbeiter können dem neuen System feindlich gegenüberstehen, weil sie es nicht erlernen möchten und als einen neuen Zeitfresser betrachten.
• Einige Mitarbeiter können das nicht verstehen, wie ihnen das neue System im Arbeitsalltag helfen kann. Die offizielle Schulung muss noch vor der Einführung eines neuen Systems stattfinden, um den Mitarbeitern das System mit allen Vorteilen vorzustellen und die Benutzerakzeptanz zu erhöhen.     
• Keine attraktive Benutzerschnittstelle (UI) vom SharePoint-Intranet, das Navigationssystem ist schlecht, es mangelt an frischem Inhalt -  all das kann auch für eine schlechte Benutzerakzeptanz sorgen. In die SharePoint-Anpassung zu investieren ist eine wichtige Voraussetzung, optimal das Potenzial Ihres SharePoint-Intranets auszuschöpfen.

Es ist schwer, alle negativen Reaktionen vorherzusehen. Glücklicherweise ist es immer noch möglich, die Gunst der Benutzer zu erlangen, wenn das Intranet bereits im betrieb ist. Auf die Ablehnung sollten Sie jedoch richtig und schnell reagieren.

Warum sollten Sie sofort reagieren?

Sobald die ersten Anzeichen der Ablehnung auftreten, müssen Sie so schnell wie möglich reagieren. Es gibt keine Zeit, sich zu beruhigen, dass das Portal zumindest dazu dient, Workflows zu verwalten oder Dokumente zu speichern,  während die Mitarbeiter immer noch so arbeiten, wie sie es möchten. Die Zusammenarbeit stellt die Vitalität des Portals sicher. Wenn sie fehlt, wird das Intranet in einen einfachen Dokumentenspeicher oder im schlimmsten Fall in ein Browser-Lesezeichen verwandelt.

Dann vergessen Sie nicht, Sicherheitsfragen genügend Aufmerksamkeit zu schenken. Wenn Mitarbeiter nicht in ihrem Intranet zusammenarbeiten, dann machen sie das woanders. Wenn Ihre Mitarbeiter weiterhin Lösungen von Drittanbietern verwenden, können Sie nicht kontrollieren, welche Daten die Grenzen Ihrer Organisation überschreiten, wo sie gespeichert werden und wer darauf zugreift.  

Schließlich bedeutet die Ablehnung des Portals, dass Sie den Kampf um die höchste Produktivität verloren haben und die Mitarbeiter ihren alten Arbeitsstil voller Papiere und Treffen weiter pflegen müssen. In diesem Fall können Sie die Implementierung des SharePoint-Intranets kaum als Erfolg bezeichnen. 

Schritte zu einem verbesserten SharePoint-Intranet

Es gibt mehrere Aspekte, die verbessert werden können, um die Loyalität der SharePoint-Benutzer zu gewährleisten. Der Content ist für jedes SharePoint-Portal wichtig. Der interessante Content hält Ihr Publikum engagiert. Aber es gibt zwei grundlegende Fragen: welcher Content muss veröffentlicht werden und wie man ihn erhalten kann?

• Sie können immer mit den Nachrichten Ihres Unternehmens starten. Ein gut durchdachter Newsfeed wird dazu beitragen, Unternehmenswerte zu unterstützen, das Gemeinschaftsgefühl zu stärken und alle Mitarbeiter in das Unternehmensleben einzubeziehen. Gleichzeitig können qualitativ hochwertige Unternehmensblogs als wichtige Quellen für organisatorisches Wissen und Know-how dienen.
• Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Mitarbeiter in die Content-Generierung einzubeziehen. Das Portal muss Tools bereitstellen, um ihnen zu ermöglichen, Kenntnisse auszutauschen und das Interesse ihrer Kollegen zu erwecken. Und denken Sie darüber nach, was Ihre Mitarbeiter dazu motivieren muss und kann, an der Content-Generierung teilzunehmen. Das müssen nicht nur materielle Belohnungen sein, sondern auch psychologische Aspekte wie z. B. wachsender persönlicher Einfluss, wertvolles Feedback und Anerkennung von Kollegen, die dadurch gewonnen werden können.
• Regelmäßige Aktualisierungen sollten immer auf der Agenda stehen, um das Portal auf dem neuesten Stand zu halten. Dafür können Sie auch zusätzliche Hilfe benötigen.  

Was ist mit UX?

Eine schlechte Benutzererfahrung beeinflusst die Akzeptanz eines SharePoint-Intranets sehr stark. Das Portal mit einer langsamen Reaktionszeit und einem unfreundlichen Design wird Ihnen wenig Chancen geben, das Engagement der Benutzer zu gewinnen. Professionelle SharePoint-Berater können in diesem Fall helfen, SharePoint UX zu verbessern, wobei sie an den folgenden Bestandteilen arbeiten.

• Attraktive Benutzerschnittstelle (UI). Wir müssen ehrlich sein, die "Out-of-the-Box" SharePoint-Schnittstelle reicht nicht aus, um Ihre Mitarbeiter zu locken. Zum Glück ist die Benutzerschnittstelle der SharePoint-Plattform hoch anpassbar, sodass das Portal in Übereinstimmung mit den modernen Web-Trends und Ihren Anforderungen konzipiert werden kann.
• Bessere Reaktionszeit. Idealerweise müssen Ihre Portalseiten in weniger als einer Sekunde geladen werden. Eine langsame Reaktion kann durch die Überbelastung eines einzelnen Servers, eine langsame Netzwerkverbindung oder einfach schlecht gestaltete und strukturierte Websites verursacht werden. SharePoint Health Check kann in Anspruch genommen werden, um die Reaktionszeit zu verbessern.
• Bequeme SharePoint-Add-Ins (Apps). Um die Funktionalität Ihres SharePoint-Portals zu erweitern, können Sie mehrere Add-Ins verwenden. SharePoint-Add-Ins werden auf dem SharePoint-Server ohne individuellen Code ausgeführt und ermöglichen es, spezifische Geschäftsaufgaben zu lösen (z. B. um Workflows leicht zu behandeln) oder Ihren Mitarbeitern nützliche Informationen zur Verfügung zu stellen (z. B. Geburtstage Ihrer Kollegen, Büroplan, usw.). 
• Benutzerfreundliche Versionen für Smartphones und Tablets. Ihre Mitarbeiter nutzen ihre Smartphones und Tablets überall. Und sie werden enttäuscht sein, wenn sie keine volle Funktionalität des Portals auf ihren mobilen Geräten finden. Die Versionen für Tablets und Smartphones sollten der Desktop-Version nicht unterlegen sein. Je funktionsreicher es ist, desto mehr Chancen gibt es, dass Ihr Portal benutzt und geschätzt wird. Gleichzeitig sollte Ihr Portal an die populärsten mobilen Browsers angepasst werden (Safari, Chrome Mobile, Android Browser, IE und Blackberry Browser), um es den Mitarbeitern zu ermöglichen, auf das System zuzugreifen, unabhängig davon, welchen Browser sie nutzen.

Fazit

Die Implementierung eines SharePoint-Intranets kann auf unerwartete Schwierigkeiten stoßen. Der persönliche Ansatz und die hochrangige Anpassung des Portals mit Hilfe von professionellen SharePoint-Beratern und Entwicklern können Ihnen helfen, sowohl psychologische, als auch technische Barrieren zu überwinden. Mit zusätzlichen Anstrengungen kann Ihr Portal in ein willkommenes Tool verwandelt werden, das die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen erleichtert, innere Kommunikation fördert und Geschäftsprozesse rationalisiert.