SharePoint als DMS in Großunternehmen

Anmerkung des Editors: Seit 2007 helfen wir Unternehmen jeglicher Größordnung, Ihre Dokumentenflüsse zu strukturieren und alle dokumentenbezogenen Prozesse zu automatisieren. Als zertifizierter Partner von Microsoft erstellen wir DMS-Lösungen auf der Basis von SharePoint-Plattform, die eine breite Palette von DMS-Funktionen anbietet und das effektive Management von Dokumenten über alle Phasen hinweg ermöglicht. Unsere SharePoint-Experten im Bereich Dokumentenmanagement stehen auch Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Umsetzung Ihres Projektes zu unterstützen.

Ein benötigtes Dokument im unendlichen Meer von elektronischen Dokumenten zu finden oder, was noch komplizierter ist, ein Dokument jederzeit und standortunabhängig gemeinsam mit anderen Kollegen zu bearbeiten – dieser Aufgabe kann nur ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) gewachsen sein. In Großunternehmen dient das DMS als ein unerlässliches Muss dazu, dokumentenbezogene Prozesse zu automatisieren und Möglichkeiten für die Zusammenarbeit zu erweitern. Unser Live Demo veranschaulicht, wie ein DMS Dokumente auf dem Weg vom Ersteller zum Endempfänger behandelt.

Basierend auf unserer Erfahrung erklären wir in diesem Beitrag, welche Funktionen SharePoint als DMS-Lösung für Großunternehmen anbieten kann und aus welchen Hauptelementen ein typisches DMS-Implementierungsprojekt besteht. Außerdem beschreiben Vorteile und Nachteile von anderen Dokumentenmanagementsystemen im Vergleich zu SharePoint.

Welche DMS-Funktionen bietet SharePoint für Großunternehmen

Ein elektronisches leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem muss alle Phasen im Lebenszyklus von Dokumenten abdecken und die unternehmensweite Zusammenarbeit an Dokumenten in Übereinstimmungen mit wesentlich veränderten Anforderungen an das Dokumentenmanagement effizienter zu gestalten. Weiter unten untersuchen wir, welche DMS-Funktionen für Großunternehmen besonders wichtig sind und wie ein DMS auf Basis von Microsoft SharePoint diese umsetzen kann.

Speicherkapazitäten und Dateiformate

Die Speicherkapazität von SharePoint reicht aus, um Anforderungen in Großunternehmen mir dem ständig wachsenden Speicherbedarf zu erfüllen. Jedem Unternehmen stehen 1 TB-Speicherplatz mit zusätzlichen 10 GB pro erworbene Lizenz und bis zu 25 TB pro Websitesammlung zur Verfügung. Dieser Speicherplatz kann bei Bedarf zusätzlich erweitert werden. Des Weiteren ermöglicht SharePoint DMS nicht nur die gängigsten Dateitypen (.docx, .pdf, .pptx, .zip) zu speichern, sondern auch mit seltenen Dateierweiterungen wie .odt, .ods, .xslb, .ppsx und 3D-Modellen zu arbeiten.

Erfassung und Validierung

Digitale und papierbasierte Dokumente unabhängig von Formaten zu erfassen ist eine der bedeutendsten Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems, die ermöglicht, Dokumente zu strukturieren, in das einheitliche Format wie PDF zu konvertieren und für die weitere Verarbeitung vorzubereiten. Die Konvertierung von TIFF-, JPG- oder CAD- Dateien in das lesbare und durchsuchbare PDF-Dokumentenformat erfolgt im SharePoint DMS in Kombination mit der optischen Zeichenerkennung (OCR). Außerdem verfügt SharePoint über integrierte Validierungsregeln, die während der Erkennung Zeichen automatisch mit dem Bild des entsprechenden Felds vergleichen, falsch erkannte Zeichen identifizieren und korrigieren. Das hilft Unternehmen, den internen Dokumentenaustausch und externe Transaktionen zu beschleunigen.

Indizierung und Metadaten

Die Indizierung jeden einzelnen Dokumentes im DMS dient dazu, schnell und einfach Dokumente zu kategorisieren, an einem Ort zu speichern oder zu archivieren, und dann unternehmensweit zu finden und abzurufen. Das Dokumentenmanagementsystem auf der Basis von SharePoint weist jedem Dokument eine eindeutige ID zu, um das benötigte Dokument mit ein paar Mausklicks mit den Suchfunktionen von SharePoint wie Volltextsuche und Metadaten zu finden. Als Metadaten werden Informationen bezeichnet, die für jedes Dokument individuell erstellt werden und dessen Inhalt auf bestimmte Art und Weise beschreiben. Beispielsweise können allgemeine Metadaten für einen Vertrag solche vertragsbezogene Felder wie Geschäftsbereich, Vertragsart, Kosten, Vertragsparteien und Fristen usw. enthalten.

Versionierung

Während zahlreiche Dokumente in Unternehmen ständig bearbeitet und aktualisiert werden, speichert das SharePoint-basierte Dokumentenmanagementsystem jede neue Version. Frühere Versionen (bis zu 50.000 Haupt- und 511 Nebenversionen für jedes Dokument) können bei Bedarf überprüft und mit der aktuellen Version verglichen werden. Auf diese Weise ermöglicht die Versionsverwaltung im SharePoint DMS, alle vorgenommenen Änderungen nachzuvollziehen (wer, was und warum geändert hat) und bei Bedarf Dokumente wiederherzustellen (falls unerwünschte Veränderungen gespeichert oder der erforderliche Text gelöscht wurden). Mit dieser Funktion gehört die zeitaufwändige und nervige Suche nach den aktuellen Versionen der Vergangenheit an.

Suche

SharePoint bietet leistungsstarke Suchfunktionen basierend auf Volltexten (bzw. Dateiinhalten) und Metadaten. Nachdem ein Suchbegriff im Suchfeld eingegeben worden ist, werden Suchergebnisse in Form einer Liste dargestellt. Aber die Suchergebnisse können durch verschiedene Abfrageregeln verbessert werden, z. B, Metadaten als Filter nutzen, eigene Suchbereiche oder maßgeschneiderte Anzeigevorlagen erstellen usw. Das ermöglicht, Suchergebnisse schneller und genauer zu interpretieren. SharePoint bietet auch Federated Search, mit dem eine Suchabfrage gleichzeitig an andere mit SharePoint integrierte Systeme (wie DMS für einzelne Abteilungen oder Portale) weitergeleitet wird und Suchergebnisse in SharePoint dargestellt werden.

Workflows

Standartmäßig verfügt SharePoint über viele integrierte Workflows, z. B. zum Sammeln von Genehmigungen, Feedbacks oder Signaturen. Ein SharePoint DMS ermöglicht es, maßgeschneiderte Workflows mit einer beliebigen Struktur und einer beliebigen Anzahl von Schritten zu erstellen. Zum Beispiel kann der Genehmigungsprozess bei der Budgetierung mittels Workflows automatisiert und gesteuert werden. Es wird vordefiniert, welche Freigabepersonen in den Genehmigungsprozess einbezogen werden und in welcher Reihe sie das Dokument zur Überprüfung bzw. zur Genehmigung erhalten. Der Genehmigungsworkflow wird nur dann abgeschlossen, nachdem die letzte Freigabeperson das Budget genehmigt hat. SharePoint unterstützt auch regelbasierte Workflows. Der Workflow für eine Rechnung mit 1.000 Dollar sollte im Vergleich zum Workflow für eine Rechnung mit 500.000 Dollar einfacher strukturiert sein.

Sicherheit und Compliance

Viele Unternehmen müssen ihre internen und externen Richtlinien anpassen, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Zum Beispiel fordert der Sarbanes-Oxley Act (SOX) bei Finanztransaktionen Kundendaten zu schützen; der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) legt die Norm fest, um die Sicherheit von patientenbezogenen Informationen zu gewährleisten.

Um Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu unterstützen, bittet SharePoint bestimmte Funktionen wie Verschlüsselung von Daten bei der Speicherung (data at rest) und Übertragung (data in transit), Data Loss Prevention (DLP), Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Es bietet auch einen vollständigen Prüfpfad (Audit Trail) für alle dokumentenbezogenen Aktivitäten während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments: Wer bearbeitet, ruft es ab, kopiert es, druckt es aus, sendet es per E-Mail oder löscht es. Darüber hinaus unterstützt das SharePoint- Dokumentenmanagementsystem Richtlinien zur Aufbewahrung und zum Löschen von Dokumenten und ermöglicht, unnötige Dokumente nach einem bestimmten Zeitraum automatisch zu löschen.

Integration

Üblicherweise können einzelne DMS-Lösungen alle anspruchsvollen dokumentenbasierten Geschäftsanforderungen von Unternehmen nicht erfüllen. Infolgedessen muss das DMS mit anderen Systemen wie ERP, CRM, BI, HM, PM usw. integriert werden, um die Gesamtbetriebskosten für die IT-Infrastruktur zu senken und die volle Funktionalität von allen Systemen zu nutzen. Was die anderen Microsoft-Produkte angeht, ist SharePoint gut kompatibel und leicht integrierbar. Deshalb sind SharePoint-Anpassungen für solch eine Integration nicht erforderlich.

Anpassung

SharePoint hat das hohe Anpassungspotenzial, sodass auf dieser Plattform ein DMS erstellt werden kann, das auf die besonderen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten ist. Die Branding-Funktion von SharePoint ermöglicht es den Großunternehmen, das einzigartige Look & Feel für das DMS zu erstellen, das seinen funktionalen und optischen Anforderungen entspricht. Das Branding von SharePoint-Websites umfasst die Anpassungen und Veränderungen von den folgenden Aspekten: Logos, Stile, Farben, Master Pages (Masterseiten) und Page Layouts (Seitenvorlagen). Außerdem ermöglicht die Anpassung, erweiterte Funktionen wie KI-Funktionen hinzuzufügen und das Dokumentenmanagementsystem auf die neuere SharePoint-Version oder in die Cloud zu migrieren.

Roadmap für die Projektumsetzung

In diesem Abschnitt werden wir die Phasen, die Dauer und die Kosten eines typischen Projekts bei der Einführung des SharePoint-basierten Dokumentenmanagementsystems betrachten.

Phasen

In der Regel umfasst ein Implementierungsprojekt die folgenden Phasen:

• Beratung.
• Business Analyse und Anforderungsspezifikation.
• Architektur-Design.
• Analyse & Design von Workflows.
• Erstellung oder Anpassung von Workflows.
• Konfiguration (Prozesse, Applikationen, Dienste, UI).
• Lösungsumsetzung (einschließlich Datenmapping und -migration).
• Testen.
• Akzeptanztest.
• UI- und UX-Verbesserung.
• Support in der Produktionsumgebung.

Dauer

Wie lange die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems auf der Basis von SharePoint dauert, hängt von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensgröße, der Menge der zu verwaltenden Inhalte, Integrationen, Anpassungen, Compliance-Anforderungen und vielem mehr ab.

Beispiel 1. Ein kleines Einzelhandelsunternehmen arbeitet hauptsächlich mit Dateien in Word, PDF und Excel und einfachen linearen Workflows. Die standartmäßig verfügbaren Funktionen von SharePoint können den Anforderungen dieses Unternehmens an das Dokumentenmanagement im vollen Umfang gerecht werden. In diesem Fall kann die Einführung einer DMS-Lösung etwa 1-1,5 Monate dauern.

Beispiel 2. Ein großes Ingenieurbüro bearbeitet viele Zeichnungen, Konstruktionspläne und 3D-Modelle in Formaten wie DXF, DWG, STL, OBJ usw. Es verwendet auch komplexe nichtlineare Workflows und braucht verschiedene Integrationen (mit ERP, CRM, BI, HR). In diesem Fall kann die Implementierung bis zu 6-12 Monate dauern.

Beispiel 3. Ein Pharmaunternehmen benötigt ein robustes Dokumentenmanagementsystem mit Genehmigungsworkflows und einer einfachen Suche, die nur mit ERP integriert ist. In diesem Fall kann die Implementierung bis zu 5 Monate dauern.

Kosten

Die Gesamtkosten für die Einführung der SharePoint-basierten DMS-Lösung hängen von den benötigten Funktionalitäten, der Anzahl der Benutzer, der erforderlichen Anpassungen und anderen Faktoren ab. Weiter folgen einige Beispiele für ungefähre Kostenschätzungen, die solche Dienstleistungen wie Discovery, Entwicklung sowie komplette Konfiguration und Tests umfassen (ohne kontinuierlichen Support, der jährlich 10.000 - 15.000 US-Dollar kosten kann).

Beispiel 1. Die Implementierungskosten für das SharePoint-basiertes DMS mit Funktionen wie Suche, Dateimanagement, Dokumentenworkflows, E-Mail-Benachrichtigungen, Taxonomie-Management, Berechtigungskontrolle, Zusammenarbeit mit internen Benutzern, Department Sites und mehreren Integrationen mit Drittanbietersystemen betragen etwa 40.000 bis 60.000 US-Dollar.

Beispiel 2. 60.000-80.000 US-Dollar kostet die Einführung vom DMS mit allen oben beschriebenen Funktionen aus dem Beispiel 1 plus Sicherheit, Audit-Trail, Compliance Management und Data Loss Prevention.

Beispiel 3. Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems mit Funktionen aus den Beispiel 1 und Beispiel 2 plus Funktionen wie Datenaufbewahrungsrichtlinien, Analytics, Bilderkennung kostet ungefähr 280.000-100.000 US-Dollar.

DMS-Alternativen im Vergleich

SharePoint ist nicht die einzige Lösung, die Unternehmen bei dem digitalen Dokumentenmanagement unterstützen kann. Im folgenden Vergleich werfen wir einen Blick auf einige beliebte Dokumentenmanagementsysteme, deren Vor- und Nachteile sowie Abonnementkosten. Es gilt zu beachten, dass die Gesamtkosten bei der Implementierung von den unten beschriebenen DMS-Lösungen von verschiedenen Faktoren abhängen: Unternehmensgröße, Benutzeranzahl, erforderlichen Funktionen, Anpassungen, Integrationen usw.

eFileCabinet

Vorteile. Das Tool ist mobilfreundlich und verfügt über eine intuitiv bedienbare Benutzerschnittstelle. Außerdem hat eFileCabinet ein Widget (SideKick), mit dem ein Desktop-Icon erstellt wird, der einen Zugriff auf das eFileCabinet-System mit einem Klick ermöglicht. Durch die offene API kann eFileCabinet in jede Applikation integriert werden, wodurch es sich nahtlos in die digitale Umgebung eines Unternehmens einfügt.

Nachteile. Es mangelt an Schulungsmaterialien im Internet für dieses DMS, abgesehen von einigen nützlichen Blogbeiträgen, die auf der Website des Anbieters bereitgestellt werden. Die Cloud-Version war vor allem für kleine und mittelgroße Unternehmen bestimmt und entspricht mit seinen Out-of-the-Box-Funktionen den Anforderungen in Großunternehmen nicht.

Kosten. Abonnement-Pakete:

• Basic - $ 15 Benutzer/Monat.
• Advantage - $ 30 Benutzer/Monat.
• Business - $ 55 pro Monat.
• Enterprise - auf Anfrage.

Laserfiche

Vorteile. Laserfiche lässt sich mit Active Directory integrieren, wodurch die Verwaltung von Sicherheitsattributen für Dokumente vereinfacht wird. Die Software ist benutzerfreundlich und gut anpassbar. Es ist einfach, die Formulare in Laserfiche (Einstellungen und Einbindung von Mitarbeitern, Reiseanträge, Bestellungen, Spesenabrechnungen usw.) im Web zu entwerfen, zu verwenden und schnell zu konfigurieren.

Nachteile. Wenn Laserfiche für komplexere Formulare zum Einsatz kommt, ist die Codierung mit JavaScript erforderlich. Laserfiche ist eine große Plattform, die umfangreiche Funktionen bietet und abhängig von der gewünschten Funktionalität ziemlich teuer kosten kann.

Kosten. Die Cloud-Pläne von Laserfiche beginnen ab etwa 60 US-Dollar pro Monat.

SpringCM

Vorteile. Mit SpringCM können Benutzer kundenspezifische Attribute erstellen, um ihre Dokumente zu codieren, wodurch die Suche und Kategorisierung vereinfacht werden. Diese Plattform stellt auch einen Workflow für die elektronische Signatur bereit, der das Lebenszyklus von Dokumenten und deren Management beschleunigt. Darüber hinaus bietet SpringCM umfangreiche Funktionen für die Berichterstattung, die ermöglichen, Berichte und visuelle Diagramme zu Indikatoren wie Dokumentaktivitäten, Verteilung, gesendeten und hochgeladenen Dateien und aktiven Benutzern erstellen.

Nachteile. SpringCM erfordert die manuelle Einstellung von Erinnerungen, wodurch menschliche Fehler nicht ausgeschlossen sind.

Kosten. Pläne für Großunternehmen:

• Enterprise Plan Basic - $ 59 pro Monat.
• Enterprise Plus - $ 79 pro Monat.

Worldox

Vorteile. Worldox bietet starke Suchfunktionen. Sie können jedem Dokument verschiedene Filter hinzufügen, um die Suche zu vereinfachen. Außerdem stellt Worldox Vorschauoptionen für die Suchergebnisse zur Verfügung. Die Lösung ist integrationsfreundlich.

Nachteile. Worldox hat das veraltete Design. Die Ladegeschwindigkeit ist niedrig. Technische Probleme wie Abstürze und Störungen treten sehr häufig auf, was z.B. dazu führen kann, dass ein Dokument nicht gespeichert oder an die E-Mail nicht angehängt werden kann.

Kosten. Die Benutzerlizenz für Großunternehmen von Worldox kostet einmalig 495 US-Dollar pro Benutzer mit jährlichen Support- und Wartungsgebühren, die 110 US-Dollar betragen.

Nachgedacht

Die flexible Architektur der Plattform ermöglicht es, dass das SharePoint als DMS sowohl in Kleinunternehmen mit 10 Mitarbeitern als auch in Großunternehmen mit 100.000 Mitarbeitern gleichermaßen effektiv eingesetzt werden kann. Das SharePoint-basierte Dokumentenmanagementsystem bietet umfangreiche Funktionen, lässt sich reibungslos mit anderen Systemen und Tools wie Intranets, CRM und ERP integrieren und dient zur schnellen und effektiven Verarbeitung von Dokumenten. Dadurch werden komplexe Geschäftsprozesse beschleunigt und die Performance der Mitarbeiter in Großunternehmen verbessert. Aber es ist doch sinnvoll noch vor der Einführung einer DMS-Lösung auf der Basis von SharePoint Implementierungskosten und -dauer gegen den erwarteten Nutzen im Vergleich mit anderen DMS-Alternativen abzuwägen.