Ihre Opportunity-Phasen von Salesforce mit 4 einfachen Schritten anpassen

Einer der vielen Vorteile von Salesforce CRM ist seine Fähigkeit, transparente Verkaufsprozesse mit einem speziellen Tab namens “Opportunities” zu gewährleisten. Dieser Tab umfasst eine Liste von allen Opportunities mit ihrem aktuellen Status, um jedes Geschäft mit großer Präzision zu verfolgen. Anstatt wertvolle Zeit für die ständige Aktualisierung von einem Pipeline-Spreadsheet (Arbeitsblatt) zu vergeuden, können Vertriebsleiter Geschäftsbschlüsse in Echtzeit verfolgen und sie effizienter tätigen.

Obwohl viele Unternehmen einen Opportunity-Tab von Salesforce “wie es ist” nutzen, vermissen sie zahlreiche zusätzliche Vorteile, die er bringt, wenn er richtig angepasst wird. Sehen wir uns näher an, wann es sinnvoll ist, maßgeschneiderte Opportunity-Phasen von Salesforce zu erstellen und wie es reibungslos zu machen.

Gründe für die Verwendung kundenspezifischer Opportunity-Phasen von Salesforce

Out-of-the-Box Opportunity-Phasen von Salesforce stellen wichtige Meilensteine eines generischen Verkaufsprozesses dar, welcher aus den folgenden Meilensteinen entsteht:

• Prospecting (Vorgang des Identifizierens von potenziellen Kunden)
• Qualification (Qualifizierung)
• Needs Analysis (Analyse erforderlich)
• Value Proposition (Wertversprechen)
• Id. Decision Makers (ID Entscheidungsträger)
• Perception Analysis (Wahrnehmungsanalyse)
• Proposal/Price Quote (Angebot/Preisangebot)
• Negotiation/Review (Verhandlung/Überprüfung)
• Closed Won (geschlossen/gewonnen)
• Closed Lost (geschlossen/verloren)

Wir haben festgestellt, dass diese Standardphasen einen spezifischen Vertriebszyklus bei Unternehmen selten widerspiegeln. Die Unternehmen, die lange und komplexe Vertriebszyklen mit regelmäßiger Kundenkommunikation haben, benötigen möglicherweise zusätzliche Opportunity-Phasen oder möchten die Bezeichnungen der Phasen ändern. Diese Änderungen werden die Opportunity-Phasen relevanter für einen individuellen Verkaufsprozess des Unternehmens und intuitiver für Vertriebsleiter machen. Im Gegenteil dazu kann dieselbe Liste der Opportunity-Phasen für Unternehmen mit einem einfachen Verkaufsprozess übermäßig sein. Deshalb haben wir eine Checkliste der Aktivitäten vorbereitet, um Ihre Opportunity-Phasen von Salesforce anzupassen. Falls Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Verkaufsphasen oder eine kundenspezifische Anpassung zu identifizieren, wenden Sie sich an unsere dedizierten Salesforce-Spezialisten.

4 Schritte zur Anpassung von Opportunity-Phasen

1. Planen Sie Ihren Verkaufsprozess

Das bedeutet aktiv spezifische Phasen Ihres Verkaufsprozesses zu bestimmen und festzustellen, welche davon Sie in Ihren Opportunity-Phasen von Salesforce wiederspiegeln. In diesem Schritt müssen Sie in Betracht ziehen, welche der Standardphasen Ihrem Verkaufsprozess passen und welche davon angepasst werden müssen, um auf Ihre Verkaufsprozesse zugeschnitten zu sein. Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass die Pipeline alle Hauptphasen Ihres Verkaufszyklus beschreibt, ohne für Vertriebsleiter zu komplex und unübersichtlich zu werden.

Hinweis: Vermeiden Sie mehrdeutige Bezeichnungen der Phasen. Ihre Vertriebsleiter müssen den Unterschied zwischen Opportunity-Phasen sehen und verstehen, wann eine bestimmte Phase zu wählen ist. Ihre Vertriebsleiter können zum Beispiel durch einige abstrakte Kategorien verwirrt werden, die entweder auf einen erreichten Meilenstein oder auf laufende Arbeiten hinweisen. Wenn Sie eine Phase namens “Produkttest” haben, kann das umstrittene Bedeutungen haben:

1. Ihr Kunde hat gerade zugestimmt, an einer Testversion teilzunehmen und jetzt müssen Sie die Produktinstallation sicherstellen.
2. Ihr Kunde hat bereits die Testphase begonnen und untersucht aktiv Ihre Produktchancen. 

Um mögliche Fehler zu minimieren, überprüfen Sie nochmals, ob Sie eindeutige Namen für Ihre Opportunity-Phasen erstellt haben.

2. Definieren Sie Eingangs- und Ausgangskriterien für jede Phase

Eine Opportunity-Phase ist kein einmaliger Meilenstein, weil sie eine Reihe von wichtigen Aufgaben umfasst, die vor dem Übergang zur nächsten Phase zu erfüllen sind. Aus diesem Grund sollte jede Phase eine reichliche Phase im Vertriebszyklus mit einer Reihe der Aktivitäten darstellen, die hilft, geschäftliche Opportunity in dieser Phase voranzutreiben. Damit Ihre Verkaufsleiter die nächste Opportunity schneller erreichen können, müssen Sie diese Aktivitäten berücksichtigen und für jede Phase eine Auswahlliste (eng. picklist) erstellen. Um beispielsweise von "Qualifizierung" zu "Analyse erforderlich" zu übergehen, sollte ein Vertriebsleiter die folgenden Aufgaben erledigen:

1. Die erste Zusammentreffen abhalten.
2. Eine Anforderungensliste erstellen.

Dann sollte ein Vertriebsspezialist während der Phase "Analyse erforderlich" mit einer Reihe von Aktivitäten fertig werden, um zur nächsten Phase zu übergehen:

1. Anforderungen mit dem potentiellen Kunden zu überprüfen.
2. Entscheidungsträger zu identifizieren.
3. Zu bestimmen, wie die Anforderungen erfüllt werden.
4. Geschäftsbetrag einzuschätzen und ihn zu Salesforce hinzuzufügen.
5. Vertragsabschlussdatum einzuschätzen und es ins System einzutragen.

Hinweis: Verwenden Sie einstufige Handlungen für Auswahllisten. Die Verwendung von vagen Begriffen hat eine ähnliche Wirkung, wie die Verwendung von unbekannten Bezeichnungen für Opportunity-Phasen: sie unterbrechen Aktivitäten der Vertriebsleiter und verhindern Sie, neue Geschäfte schneller abzuschließen. Deshalb ist es besser, Begriffe zu vermeiden, die mehrere Handlungen bedeuten.

3. Berücksichtigen Sie den Prozentsatz

Während ein Geschäft die Opportunity-Phasen durchläuft, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Unternehmen die Verkäufe wachsen lassen wird. Aus diesem Grund sollten Unternehmen einen bestimmten Prozentsatz der Phase auf der Grundlage der Wahrscheinlichkeit festlegen, dass der Verkauf in einer bestimmten Phase abgeschlossen wird. Out-of-the-Box Salesforce CRM verfügt über vordefinierte Prozentsätze, die den Standardphasen entsprechen. Diese Daten repräsentieren jedoch den Grad des Vertrauens und den aktuellen Zustand der Dinge in einem bestimmten Unternehmen nicht. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, Ihre Wahrscheinlichkeiten basierend auf Ihren historischen Daten anzupassen. Sie können zum Beispiel die letzten Jahre durchsehen, um den Prozentsatz der Geschäfte zu sehen, die abgeschlossen wurden, nachdem sie jede Stufe erreicht hatten.

Hinweis: Wir empfehlen außerdem, nicht nur die Gesamtwahrscheinlichkeiten zu bestimmen, sondern auch zu vergleichen, wie sich diese Wahrscheinlichkeiten von Jahr zu Jahr ändern, um die Trends in Ihren Opportunity-Phasen zu sehen. Sie können zum Beispiel feststellen, dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt weniger Geschäfte abschließen. Unter Berücksichtigung dieser Erkenntnisse können Sie geeignete Maßnahmen erarbeiten, um solche Fälle in Zukunft zu vermeiden.

4. Überdenken Sie Ihre Opportunity-Phasen

Da sich der Verkaufsprozess entwickelt und sich im Laufe der Zeit wesentlich ändert, sollten Sie Ihren Verkaufsprozess regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Opportunity-Phasen weiterhin relevant sind.

Hinweis: In Salesforce CRM können Sie verschiedene Verkaufsprozesse für jede Art der Verkäufe einrichten. Wenn Sie also ein neues Produkt- oder Serviceangebot entwickeln, können Sie dafür einen individuellen Verkaufsprozess erarbeiten und entsprechende Opportunity-Phasen mit eigenen Prozentsätzen erstellen.

Angepasste Opportunity-Phasen untermauern präzise Ertragsprognosen

Die Salesforce CRM-Funktionalität ermöglicht die Erstellung von Opportunity-Pipeline-Berichten, die die gesamte offene Pipeline nach Status und Wahrscheinlichkeit sortiert anzeigen. Diese Berichte sind für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, weil sie die Planung zukünftiger Cashflows und Einnahmen ermöglichen. Wenn ein Unternehmen seine Opportunity-Phasen auf seinen individuellen Verkaufsprozess zuschneidet, kann es die Sichtbarkeit seiner Pipeline erhöhen und zukünftige Umsatzströme genauer vorhersagen.