Office 365-Intranet: tief in Ihr Portal in der Cloud eintauchen

Als Office 365 nur in die Geschäftswelt eintrat, standen sowohl professionelle IT-Communities als auch potenzielle Anwender gegenüber der neuen Cloud-Lösung ziemlich skeptisch. Viele Unternehmen hatten Bedenken, dass Office 365 traditionelle SharePoint-Intranets ruiniert.

Glücklicherweise sind turbulente Zeiten vorbei. Die Wortkombination „Office 365-Intranet“ kommt in Unternehmen jeglicher Größenordnung immer öfter in Gebrauch. Des Weiteren zeigt der aktuellste Bericht „10 Best Intranets of 2018“ von Nielsen Norman Group, dass Office 365 heute eine beliebte Intranet-Plattform ist, die Unternehmen bei der Umsetzung der effizienten digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützt.

In diesem Blogbeitrag geben wir einen Überblick darüber, aus welchen Kernkomponenten ein Office 365-Intranet besteht, wodurch sich ein SharePoint-Intranet On-Premises von einem Office 365-Intranet unterscheidet und was zu berücksichtigen ist, wenn sich Ihr Unternehmen für die Implementierung eines Office 365-Intranets entscheidet.

Was ist ein Office 365-Intranet?

Mit Office 365 erhalten Sie einen Zugriff auf ein umfassendes Set von Tools für Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität, die zahlreiche Bereiche der digitalen Arbeitswelt abdecken: Content Management, Aufgaben- und Projektmanagement, Kommunikation und mehr.  Die maßgeschneiderte Kombination aus verschiedenen Office 365-Tools ermöglicht es Unternehmen, ihre einzigartigen und funktionsreichen Intranets zu erstellen.

SharePoint Online kommt oft als Kernstück eines Office 365-Intranets zum Einsatz, weil es leistungsstarke und vielfältige Funktionen für Content Management und Zusammenarbeit anbietet.  Aber falls Ihr Unternehmen kein SharePoint-Anwender ist, können Sie Ihr Office 365-Intranet basierend auf Tools wie Microsoft Teams, Yammer, Planner und OneDrive aufbauen. Office 365 bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, individuelle digitale Arbeitsplätze (Digital Workplaces) für ihre Mitarbeiter zu erstellen, die das Management ihrer täglichen Arbeit vereinfachen und effektiver gestalten.

Aus welchen Bausteinen besteht ein Office 365-Intranet?

Office 365-Tools lassen sich je nach Zweck und Funktionsbereichen in einige Gruppen unterteilen. Sie können beispielsweise Ihre Aufgaben in Planner, Outlook-Aufgaben (Outlook Tasks) und To-Do effizient verwalten oder mit Ihren Kollegen über Gruppen in Yammer, Kanäle (Channels) in Microsoft Teams oder Skype for Business kommunizieren.

Idealerweise müssen Unternehmen beim Erstellen eines Office 365-Intranets das richtige Gleichgewicht erreichen zwischen:

• Verschiedenen Anwendungsbereichen von Tools (Zusammenarbeit, Aufgabenmanagement, Inhaltsmanagement usw.).
• Verschiedenen Tools innerhalb derselben funktionalen Gruppe (z. B. Tasks, Planner, Project Online, To-Do innerhalb des Anwendungsbereiches für das Aufgaben- und Projektmanagement).

SharePoint-Intranet: wo liegt der Unterschied?

Da Microsoft SharePoint Online ein Teil von Office 365 darstellt, versteht man möglicherweise unter dem Office 365-Intranet ein standartmäßiges SharePoint-Intranet, das mit anderen Tools/Apps erweitert werden kann. Tatsächlich gibt es jedoch zwischen einem typischen SharePoint-Intranet On-Premises und einem Office 365-Intranet mehrere wichtige Unterschiede. Hier haben wir einige davon zusammengefasst.

Office 365 enthält keine MySites. Dieser wichtige Bestandteil von Intranets On-Premises ermöglicht den Benutzern (also Mitarbeitern) Mitarbeiterprofile zu erstellen und ihre persönlichen Daten, Infos und Inhalte abzulegen und zu verwalten. In Office 365 werden diese Aufgaben an Delve delegiert, das ermöglicht, nicht nur personalisierte Benutzerprofile zu erstellen, sondern auch alle Dateien, mit denen ein Benutzer arbeitet, auf einer Benutzeroberfläche übersichtlich zusammenzufassen. Diese Office 365-App bietet auch Möglichkeiten, unternehmensweit Kollegen nach ihren Namen, Dokumenten oder Konversationen zu finden und einen Blog zu erstellen, Beiträge darin zu bearbeiten und zu publizieren. Durch die Verknüpfung von Delve mit dem Yammer ist es einfach, persönliche Informationen via Yammer unternehmensweit zu teilen.

Das Office 365-Intranet bietet erweiterte SharePoint-Funktionen. Da der Focus von Microsoft auf der Cloud-Suite liegt (laut dem Motto "Cloud First"), bietet SharePoint Online neben traditionellen Team Sites auch Communication Sites und Hub Sites. Keine dieser Funktionen ist in den lokalen Versionen der Plattform verfügbar.

Office 365 Groups sind ein weiterer Bestandteil, den ein typisches SharePoint-Intranet nicht enthält. Groups ermöglichen, innerhalb der Suite eine Gruppe von Mitarbeitern zu erstellen, die gemeinsam bestimmte Kollaborationstools nutzen können. Obwohl das Konzept der Office 365 Groups toll aussieht, ist es schwer zu kontrollieren, wie freigegebene SharePoint-Websites, E-Mail-Boxes im Outlook, Notizbücher in OneNote und andere verknüpfte Tools und Bestandteile verbreitet werden.

Mobiles Office 365-Intranet. Das Erstellen eines mobilfreundlichen SharePoint-Intranets war für Unternehmen immer eine Herausforderung. Glücklicherweise enthält Office 365 eine Reihe von standartmäßigen mobilen Apps für SharePoint Online, OneDrive, Office-Anwendungen usw., wodurch Mitarbeiter ihre Intranets zu jeder Zeit und an jedem Ort immer griffbereit haben.

Benutzerorientiertes Management eines Intranets. Das Office 365-Intranet ist auch in Bezug auf das Management benutzerorientierter. Moderne Seitenlayouts in SharePoint Online ermöglichen beispielsweise personalisiert gestaltete tolle Team oder Communication Sites mit wenigen Klicks zu erstellen, ohne Code zu schreiben.

Office 365-Intranet: gibt's Herausforderungen?

Obwohl Office 365 erstmals 2011 veröffentlicht wurde, haben Unternehmen erst 2015-2016 begonnen, die Suite aktiv einzuführen. Deshalb ist Office 365 für viele Organisationen auch heute eher ein unerforschtes „Terra Incognita“ als eine bewohnte Kollaborationsinsel. Aus diesem Grund treten Herausforderungen bei der Implementierung und Verwaltung von Office 365-Intranets sehr häufig auf.

Migrationen und Anpassungen. Die Implementierung von Office 365 von Grund auf kann ziemlich reibungslos erfolgen. Anders sieht es aus, wenn es um den Umstieg eines individuell angepassten Intranets On-Premises auf Office 365 geht. Das zweite Szenario erfordert erhebliche Anstrengungen und kann zu verschiedenen Anpassungsproblemen führen. Durch Regeln von Microsoft sind auch sehr erfahrene Entwickler eingeschränkt: oft können sie kundenspezifische Serverlösungen in die Cloud nicht migrieren. Entweder müssen sie von Grund auf neu entwickeln oder eine Alternative finden. Darüber hinaus empfiehlt Microsoft, keine komplexen Anpassungen in der Suite zu implementieren, weil Office 365-Updates negative Auswirkungen darauf haben können.

Einfacherer Support vs. komplizierteres Management. Ein auf Office 365 aufgebautes Intranet bereitet keine Kopfschmerzen in Bezug auf den Support. Da die Suite zu Microsoft gehört, ist das Unternehmen für die Performance sowie für funktionale und sicherheitsbezogene Updates verantwortlich. Aber für Ihre IT-Mitarbeiter gibt´s auch einiges zu tun, besonders wenn Sie ein umfangreiches Office 365-Intranet betreiben. Die Lösung erfordert einen erheblichen Wartungsaufwand, damit die Anpassungen wie geplant funktionieren, die Zusammenarbeit auf allen Gerätetypen sicher erfolgt und Office 365 Groups außer Kontrolle nicht geraten. Wenn Sie Office 365-Services auslagern möchten, können Sie sich an die Experten in der Office 365-Beratung wenden, welche die Verantwortung für Management, Wartung und Support Ihres Intranets übernehmen können.

Ineffektive Verwendung eines Office 365-Intranets. Wenn sich ein Unternehmen für die Implementierung eines Office 365-Intranets entscheidet, muss es unbedingt von Ihren Mitarbeitern akzeptiert werden, um verschiedene Probleme bei der Zusammenarbeit künftig zu vermeiden. In diesem Zusammenhang ist die Benutzerschulung eine der effektivsten Maßnahmen, um der Ablehnung eines Intranets bei Mitarbeitern vorzubeugen.

Office 365-Intranet: Ready-to-Go oder individuell zugeschnitten?

Bei der Entwicklung eines SharePoint-Intranets wählen die meisten Unternehmen einen individuellen benutzerdefinierten Ansatz, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erhalten. Im Hinblick auf ein Office 365-basiertes Intranet können Unternehmen entweder eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung oder Intranets von der Stange wählen. Derzeit gibt´s Anbieter, die sowohl schnell einsetzbar oder individuell zugeschnittene Office 365-Intranets anbieten als auch „Intranet-as-a-Service“ (IaaS)-Lösungen liefern. Unter den bekannten Marken sind Unily, Wisdom, Valo, Bonzai, Powell 365 und mehr.

Ready-to-Go Lösungen sind in der Regel mit benutzerdefinierten Design und vorkonfigurierten Funktionen ausgestattet. Einerseits ist es eine gute Option für Unternehmen, die Entwicklung eines Intranets von Grund auf zu vermeiden. Andererseits können Besitzkosten für ein gebrauchsfertiges Cloud-Intranet die Kosten für Office 365-Abonnements langfristig erheblich übersteigen. Sie müssen immer noch in die Implementierung eines Ready-to-Go Intranets, Anpassungen in Übereinstimmung mit Ihren Anforderungen und Integration mit anderen Unternehmenssystemen investieren.

Ein individuell aufgebautes Intranet kann am Anfang der Entwicklungs- und Anpassungsphase ziemlich teuer kosten, aber für einen längeren Zeitraum eine vernünftigere Lösung darstellen. Sie können Ihr Intranet auch mit jedem beliebigen Office 365-Partner weiterentwickeln, anstatt sich nur an den Besitzer eines Ready-to-go Intranets zu wenden.

Ihre Einführungsstrategie ist ein Schlüssel zum Erfolg

Die Ära von Office 365-Intranets hat gerade erst begonnen, sodass in den nächsten Jahren weitere erfolgreiche Lösungen erwartet werden. Durch die Implementierung eines Office 365-Intranets können Unternehmen ihren Mitarbeitern eine dynamische und fesselnde Plattform mit vielfältigen Funktionen für die Zusammenarbeit anbieten, genau wie dieses Office 365-Intranet in einer Gesundheitsorganisation.

Sie sollten aber daran denken, dass SharePoint-Intranets ihren Inhabern erhebliche Herausforderungen bei den Entwicklungen und Anpassungen mitbringen und der Erfolg Ihres Office 365-Intranets stark von Ihrer Einführungsstrategie abhängt. Ansonsten laufen Sie Gefahr, unter zahlreichen verstreuten Office 365-Apps vergraben zu bleiben, die nie zu einem leistungsfähigen Intranet werden. Eine klare Planung Ihrer Lösung und ein ausgewogener Ansatz zu Office 365-Funktionen können Ihnen hingegen dabei helfen, eine leistungsstarke und beliebte Lösung zu erstellen.