Office 365-Kollaborationstools: Umfassende Übersicht

Früher galt SharePoint On-Premises als Hauptprodukt von Microsof für die Kollaboration, das zu Grunde bei der Entwicklung von Strategien für die erfolgreiche Zusammenarbeit in mehreren Unternehmen lag. Aber nach der Veröffentlichung von Office 365-Suite hat sich die Situation verändert. Seither werden die Möglichkeiten für die verbesserte Zusammenarbeit in Unternehmen mit der wachsenden Anzahl an Kollaborationstools von Microsoft erweitert. Leider können neue zahlreiche Tools deren Benutzer auch in Verwirrung bringen.

In unserem Blogbeitrag bieten wir eine umfassende Übersicht über gängige Office 365-Kollaborationstools und erklären, welche Tools und wie die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen verbessern können. 

Welche Kollaborationstools enthält Office 365?

Mit Office 365-Kollaborationstools versucht Microsoft, Anforderungen von Teams an die Zusammenarbeit zu erfüllen, unabhängig von ihren Größen, Standort, Arbeitsstil oder verwendeten Geräten. Das Toolkit bietet damit erweiterte Möglichkeiten, die Zusammenarbeit in Unternehmen auf ein neues Niveau zu bringen. Es bleibt nur zu verstehen, was und wann zum Einsatz kommen kann. Office 365 bietet die folgenden Tools für die Zusammenarbeit:

• Team Sites in SharePoint Online
• Communication Sites in SharePoint Online
• Hub Sites in SharePoint Online
• Outlook Groups
• Yammer Groups
• Microsoft Teams
• Skype for Business Online

Man kann leicht in zahlreichen Kollaborationslösungen verloren gehen, wenn Endbenutzer nicht wissen, worin der Unterschied zwischen allen Tools liegt. Unternehmen denken oft darüber nach, welche Kollaborationstools implementiert werden müssen und welche Szenarien für die Zusammenarbeit sie abdecken. Jetzt analysieren wir diese Schritt für Schritt.

Team Sites für die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams

Wir beginnen mit SharePoint Online Team Sites (Teamseiten), weil sie die Logik ihrer Vorgänger On-Premises übernommen haben und daher ziemlich ähnlich sind. Mithilfe von SharePoint Online Team Sites können Benutzer schnell eine Homepage mit einem Newsfeed, einem Aktivitätsfeed und Dokumentbibliotheken finden. Durch eine enge Integration von SharePoint Online mit OneDrive können Teams in Dokumenten aus jedem beliebigen Ort und auch über OneDrive Offline Folders ohne Internetverbindung oder bei begrenztem Internetempfang zusammenarbeiten.  

SharePoint Online Team Sites ermöglichen es den Mitarbeitern, Daten mit anderen Microsoft- oder Drittanbieter-Diensten auszutauschen und Workflows mithilfe von Microsoft Flow zu erstellen. Teams können auch Daten verwenden, die in SharePoint-Listen gespeichert sind, um benutzerdefinierte Apps zu erstellen, die mit Power Apps aktiviert werden. Apps für iOS, Android und Windows 10 Mobile unterstützen SharePoint auf mobilen Geräten, sodass Benutzer jederzeit auf ihre Team Sites zugreifen können.

Empfohlenes Szenario für die Zusammenarbeit: Team Sites in SharePoint Online bleiben das leistungsstärkste Kollaborationstool in dem gesamten Toolkit, weil es die Zusammenarbeit in großen Teams unterstützt. Mit Team Sites können Mitarbeiter kommunizieren, Teamaktivitäten verfolgen, wichtige Ressourcen und Links speichern sowie Workflow- und Dokumentenmanagement-Funktionen nutzen, um ihre Aufgaben effektiv zu erledigen. Team Sites eignen sich für verschiedene Zwecke, sei es ein Firmenintranet, ein Projektmanagementsystem, ein Lernportal oder eine Wissensmanagement-Lösung.

Communication Sites für die unternehmensweite Kommunikation

Die Communication Sites oder Kommunikationswebsites wurden auf dem SharePoint Virtual Summit im Mai 2017 angekündigt. Communication Sites müssen die Grenzen der Teamzusammenarbeit überschreiten und die unternehmensweite Mitarbeiterinteraktion unterstützen. Alles, was auf einer Kommunikationswebsite veröffentlicht wird, wird automatisch für die gesamte Gemeinschaft auf der SharePoint-Homepage verfügbar sein, im Gegensatz zu Team Sites, die alles privat halten.

Kommunikationswebsites bringen auch eine lang erwartete vereinfachte Anpassung mit. Das kann von Vorteil für Benutzer sein, die maßgeschneiderte SharePoint-Websites erstellen möchten, ohne SharePoint-Entwickler einzubeziehen. Im Großen und Ganzen sind Communication Sites darauf abgezielt, cloudbasierten Intranets  einen wirklich unternehmensweiten Charakter zu verleihen und damit alle Benutzer in die Unternehmenskommunikation und den Wissensaustausch einzubeziehen.

Empfohlenes Szenario für die Zusammenarbeit: Kommunikationswebsites eignen sich gut z. B. für HR-Abteilungen, um unternehmensweite Informationen zu veröffentlichen und für alle Mitarbeiter einen Zugriff darauf zu ermöglichen. Das ist auch ein geeignetes Instrument, um Unternehmensveranstaltungen, Schulungen, Erfolgsgeschichten und Best Practices anzukündigen, zu diskutieren und zu fördern.

Hub Sites für die aggregierte Zusammenarbeit

Die SharePoint Hub Sites wurden im Rahmen von Microsoft Ignite 2017 eingeführt. Diese modernen Sites sind darauf abgezielt, alle Aktivitäten von assoziierten SharePoint Team und Communication Sites in einem zentralen Bereich für die Zusammenarbeit zusammenzufassen. Hub Websites bieten auf allen verknüpften Websites die gleichen Navigation, Suche und Look&Feel. Dadurch werden Gruppen von SharePoint-Websites übersichtlich und nachvollziehbar.

Empfohlenes Szenario für die Zusammenarbeit: Obwohl SharePoint Hub Websites kaum radikal neue Funktionen mitbringen, sollen sie jedoch die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Teams verbessern. Wenn eine Marketingabteilung beispielsweise mehrere Team- und Kommunikationswebsites betreibt, können Hub Sites verwendet werden, um alle Aktualisierungen aus den diesem Hub Site zugeordneten Websites an einem Ort anzuzeigen. Das hilft den Teammitgliedern, immer auf dem Laufenden zu bleiben und einen Überblick über die Marketingaktivitäten den Top-Managern zu geben.

Outlook Groups für die E-Mail-Kollaboration

Bevor Sie in Outlook Groups eintauchen, ist es vernünftig, Office 365 Groups im Allgemeinen zu erwähnen. Als Office 365 am Anfang nur SharePoint zur Verfügung stellte, um Herausforederungen bei der Zusammenarbeit zu meistern, wurde es sehr bald klar, dass robustes und funktionsreiches SharePoint nicht immer das beste Werkzeug ist, um kleinere Anforderungen an die Zusammenarbeit zu erfüllen. Aus diesem Grund erweiterte Microsoft Office 365 Groups, die alle verfügbaren Kollaborationstools unter einem Dach vereinen und es den Mitarbeitern ermöglichen, zwischen verschiedenen Kollaborationstools zu wechseln.

Outlook Groups waren die ersten, die dem Groups-Konzept beigetreten sind und die Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Postfach unterstützt haben. Sobald ein Outlook Group erstellt wird, erhalten Benutzer eine Reihe von Kollaborationstools, darunter auch:

• Ein gemeinsam genutztes Outlook-Postfach, um die Kommunikation zwischen Gruppenmitgliedern und externen Benutzern zu unterstützen.
• Einen gemeinsam genutzten Kalender zur Verwaltung von Gruppenereignissen.
• Eine SharePoint-Dokumentenbibliothek, um Gruppendateien zu speichern und freizugeben.
• Ein gemeinsam genutztes OneNote Notebook, um Notizen zu machen und Ideen zu teilen.
• Eine SharePoint Team Website, um umfassende Funktionen für die Zusammenarbeit in einer Gruppe zu aktivieren.
• Ein Planer, um Gruppen-Aufgaben zu verwalten.

Empfohlenes Szenario für die Zusammenarbeit: Outlook Groups können für diejenigen Mitarbeiter nützlich sein, die eine E-mail-basierte Zusammenarbeit bevorzugen. Das Tool kann auch in Teams zum Einsatz kommen, die mit externen Benutzern zusammenarbeiten müssen, jedoch keinen Zugriff auf Team Websites bereitstellen möchten. Auf diese Weise erhalten externe Benutzer alle Vorteile der Gruppe und können effektiv mit dem Team zusammenarbeiten.

Yammer Groups für die forumähnliche Zusammenarbeit

Microsoft hat Yammer im Jahr 2012 übernommen. Seitdem hat das bisher populäre soziale Netzwerk mehrere Höhen und Tiefen erlebt. Tiefen waren so beeindruckend, dass die Öffentlichkeit begann, über die Beerdigungen von Yammer zu sprechen. Aber Microsoft hatte nicht vor, so leicht und schnell aufzugeben, was schließlich positive Ergebnisse lieferte. Nachdem Yammer im Januar 2017 als eigenständige App nicht mehr erhältlich wurde, gewinnt es als offizielles Mitglied von der Office 365-Kollaborationsfamilie wieder an Popularität.

Die Logik von Yammer Groups ähnelt der von Outlook Groups. Wenn also eine Yammer-Gruppe erstellt wird, erhalten die Benutzer einen Zugriff auf alle oben genannten Tools (ein Kalender, Planer, OneNote Notebook usw.) mit der einzigen Ausnahme: Die Zusammenarbeit im gemeinsamen Postfach verwandelt sich in Konversations-Threads in Yammer. Das Tool unterstützt auch den Dateiaustausch und ermöglicht die Hinzufügung von externen Benutzern zum Kollaborationsprozess.

Empfohlenes Szenario für die Zusammenarbeit: Obwohl das Tool jetzt neue Rollen in einer Organisation spielt (z. B. um das Wissensmanagement zu stimulieren), wird es vorrangig verwendet, um eine forumähnliche Kommunikation zwischen einzelnen Teams und im ganzen Unternehmen zu unterstützen. Mit dem in eine SharePoint Team- oder Kommunikationswebsite integrierten Tool können Mitarbeiter, Ideen und Meinungen direkt auf der Website auszutauschen. Wenn Yammer das einzige Tool ist, das in der Firma verwendet wird, können Teams immer noch von SharePoint profitieren,  z. B. wenn ein Team umfangreichere Funktionen für das  Dokumentenmanagement benötigt.

Microsoft Teams für die chatbasierte Teamarbeit

Das Tool Microsoft Team, das provokativ als „Slack-Killer“ bezeichnet wird, wurde im März 2017 veröffentlicht. Doch mit der Einführung von Teams wollte Microsoft nicht nur seinen großen Konkurrenten Slack schlagen, sondern auch endlich ein reines Team-Kollaborationstool liefern. Mit Microsoft Teams können Mitarbeiter offene Kanäle erstellen, um gemeinsam an verschiedenen Themen zusammenzuarbeiten oder isolierte Kanäle für die private Kommunikation organisieren. Die Teams sind tief in Skype integriert und helfen auch den Mitarbeitern, Sprach- und Videokonferenzen durchzuführen. Darüber hinaus können Teams die Zusammenarbeit mit Social-Networking-Attributen wie Emojis, Aufkleber und GIFs diversifizieren. Benutzer können auch maßgeschneiderte Memes generieren, um die Zusammenarbeit unterhaltsamer zu gestalten.

Microsoft Teams sind mit Office 365 integriert, was bedeutet, dass Teammitglieder von Funktionen anderer Kollaborationstools profitieren können. Beispielsweise enthalten Teams eine Registerkarte "Dateien", die als SharePoint-Bibliothek zum Speichern aller Teamdateien dient. Seit September 2017 bietet Microsoft Teams Office 365-Kunden aus den Bereichen Handel und Bildung eine Funktion, die eine externen Gastzugriff bereitstellt. Ab sofort können externe Gäste gleichberechtigt mit internen Benutzern an den Aktivitäten des Teams teilnehmen.

Empfohlenes Szenario für die Zusammenarbeit: Offensichtlich sollten Teams für die Zusammenarbeit im Team genutzt werden. Die Logik und der Charakter von Microsoft Teams passen perfekt zu dynamischen und begeisterten Teams, die durch starre hierarchische Grenzen nicht beschränkt sind. Das ist auch ein schönes Tool für Teammitglieder in verschiedenen Büros oder sogar Ländern, die auf Online-Meetings angewiesen sind oder ständig an Projekten standortunabhängig zusammenarbeiten müssen.

Skype for Business Online für Online-Meetings

Obwohl Skype for Business Online selten ins Rampenlicht gerät, ist dieses Tool ein legitimes Mitglied vom Office 365-Paket. Es unterstützt Instant Messaging, VoIP, Audio, Video- und Webkonferenzen. Abhängig von einem Abonnement-Plan kann Skype for Business den Benutzern Vorteile auch von anderen Office 365-Tools anbieten, einschließlich E-Mail, File-Sharing und Speicherung. Aber es wird geplant, Skype for Business Online durch Microsoft Teams als eine „vollständige Meeting und Telefonie-Lösung“ zu ersetzen, so hat Microsoft in einem Blogpost angekündigt. 

Empfohlenes Szenario für die Zusammenarbeit: Obwohl Skype for Business als vollwertiges Kollaborationstool nicht verwendet werden kann, ist es immer noch eine nützliche Applikation, die jedem Mitarbeiter ermöglicht, mit Kollegen zu chatten, an Online-Meetings teilzunehmen, Arbeitsfragen zu besprechen und Unternehmensdokumente zu teilen.

SharePoint ist immer noch ein Kernstück für die unternehmnesweite Zusammenarbeit

Angesichts dieser Vielzahl von Kollaborationstools können Unternehmen denken, dass SharePoint einfach im Schatten von Office 365 steht. Aber das stimmt nicht. Während verschiedene Kollaborationstools der Office 365-Suite unterschiedliche Anforderungen an die Zusammenarbeit von der E-Mail bis zu Videokonferenzen abdecken, bleibt SharePoint immer noch ein Kernstück für die Teamzusammenarbeit. Dafür gibt´s bestimmte Gründe:

1. Nur SharePoint ist in der Lage, eine inhaltsreiche Zusammenarbeit zu unterstützen. Das bedeutet, dass SharePoint die richtige Lösung für Unternehmen und Teams ist, die funktionsreiche Lösungen für Dokumenten-, Projekt- oder Wissensmanagement benötigen. Voll funktionsfähige Unternehmensportale sind ohne SharePoint auch nicht möglich. Teams können in einer beliebigen Office 365 Group zusammenarbeiten, aber sobald das Volumen von kooperationsbezogenem Inhalt steigt, müssen sie auf SharePoint umsteigen.
2. SharePoint ermöglicht eine Workflow-basierte Zusammenarbeit. Kein anderes Kollaborationstool kann automatisierte Workflows bereitstellen, die für ein erfolgreiches Management verschiedener Geschäftsprozesse unerlässlich sind. Das Workflow-Management kann auch für diejenigen Organisationen wichtig sein, die planen, in die Cloiud zu migrieren, aber wollen die Logik ihrer SharePoint On-Premises-Lösungen beizubehalten.
3. Zentralisierte Suche, die in SharePoint gehostet sein wird. Die Vielfalt  der verfügbaren Instrumente für die Zusammenarbeit führt uns zu einer logischen Frage: Wie können Benutzer relevante Informationen finden, wenn diese in verschiedenen Kollaborationstools gespeichert sind? Nun müssen wir sagen, dass es noch keine zentralisierte Suchfunktion in Office 365 gibt. Was bedeutet, dass Benutzer die benötigten Informationen in den verschiedenen von ihnen verwendeten Apps suchen müssen. Allerdings plant Microsoft, eine zentralisierte Suche über alle Office 365-Kollaborationstools zu ermöglichen, die sich genau in SharePoint befinden wird.

Wie könnte man eine perfekte Kombination erstellen?

Verschiedene Kollaborationstools bieten den Organisationen die Möglichkeit, ihre einzigartige Kombination aus Kollaborationstools zu erstellen. Aber vor der Implementierung eines bestimmten Tools müssen Unternehmen zunächst die Funktionalität jedes einzelnen Tools gründlich analysieren. Auf den Analysenergebnissen basierend sollten Unternehmen Kollaborationsmuster innerhalb der Organisation und in bestimmten Teams erkennen, die geeigneten auswählen und umsetzten.

Zum beispiel, wenn ein kleines Unternehmen mit 100 Mitarbeitern und 5-10 aktiven Teams ein starkes Kommunikationsmedium benötigt, kann es sich für Microsoft Teams entscheiden. Gleichzeitig braucht ein mittelständiges Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern und mehreren Büros ein SharePoint-basiertes Intranet mit starken Funktionen für das Content-Management.

Auf jeden Fall müssen Unternehmen allein auf diesem Feld nicht kämpfen. Sie können sich jederzeit an SharePoint-Berater wenden, um bei der Auswahl vom relevantesten Szenario für die Zusammenarbeit Hilfe zu erhalten.