Erstellung eines Chatbots für die Urlaubsplanung im SharePoint-Intranet

Kunde

Der Kunde ist ein international tätiger Dienstleister mit dem Hauptsitz in Texas, USA. Das Unternehmen bietet seine professionellen Dienstleistungen für große und mittelständische Unternehmen in verschiedenen Branchen an, darunter auch Gesundheitswesen, Bankwesen, Einzelhandel, Produktion, Telekommunikation und anderen.

Herausforderung

Der Kunde betreibt ein SharePoint-Intranet On-Premises, das Intranet-Seiten für mehrere Abteilungen (HR, Marketing, Vertrieb, IKT usw.) und Geschäftslösungen (Qualitäts-, Dokumentenmanagement usw.) hostet und die unternehmensweite Zusammenarbeit ermöglicht. Aber die Urlaubsplanung war im Intranet sehr unpraktisch organisiert. Um die verfügbare Urlaubstage zu überprüfen oder zu buchen, mussten die Mitarbeiter:

• mehrere Aktionen im Intranet ausführen.
• sich an einen HR-Manager wenden.
• mit einem Projektmanager oder Abteilungsleiter kommunizieren, um die Genehmigung zu erhalten.

Das Unternehmen wollte den Prozess vereinfachen und den Aufwand für die Mitarbeiter minimieren. Um eine geeignete Lösung zu erstellen, wandte sich der Kunde an ScienceSoft.

Lösung

Das Team von ScienceSoft hat den bestehenden Prozess der Urlaubsbuchung im Intranet des Kunden analysiert. Es wurde vorgeschlagen, einen intelligenten Chatbot für die Urlaubsplanung zu entwickeln, der die Mitarbeiter bei der Überprüfung und Buchung von Urlaubstagen unterstützen und die mehrstufige menschliche Interaktion vollständig ersetzen könnte.

Bot-Training

Um eine menschenähnliche Konversation zu ermöglichen, haben die Entwickler von ScienceSoft verschiedene Plattformen ausprobiert und das Dialogflow (formals API.ai) ausgewählt. Um die Unterhaltung so menschenähnlich wie möglich zu gestalten, verwendete unser Entwicklungsteam eine Vielzahl von Sätzen:

• Phrasen für vordefinierte Intents (Absichten): Willkommen, Urlaubstage buchen, Urlaubstage anzeigen, Urlaubstage löschen, abbrechen, verlassen.
• In Dialogflow verfügbare standardisierte Antworten.
• Benutzerdefinierte Antworten, um bei komplexen oder unerwarteten Intents angemessene Antworten zu geben.

Fähigkeiten des Chatbots

Der Chatbot basiert auf künstlicher Intelligenz (KI), um Benutzer besser zu verstehen und natürlich klingende Antworten zu geben. Unsere Experten haben es in das SharePoint-Intranet integriert. Das ermöglicht es dem Chatbot, Daten aus dem Kalender zu extrahieren und relevante Daten über Urlaubstage zu verfolgen. Der Chatbot kann:

• Daten über verfügbare sowie bereits beantragte Urlaubstage anzeigen.
• Neue Urlaubstage beantragen.
• Daten über Urlaubstage löschen.

Wenn sich ein (eine) Mitarbeiter(in) dafür entscheidet, seinen (ihren) Urlaub zu beantragen, wählt er oder sie den entsprechenden Befehl im Chatbot-Fenster. Dieser Urlaubsantrag wird an die Leitung oder seinen (ihren) Projektmanager zur Genehmigung oder Ablehnung weitergeleitet. Falls Änderungen erforderlich sind, kann man mit dem Bot erneut kommunizieren, um andere Urlaubstage auszuwählen. Der Bot wurde auch mit den Messenger-Diensten wie Skype und Telegram integriert, um eine Unterhaltung außerhalb des Intranets zu ermöglichen.

Bild 1. Gespräch mit dem Chatbot im SharePoint-Intranet.

Bild 2. Unterhaltung mit dem Chatbot in Skype.

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Bild 3. Gespräch mit dem Chatbot im Telegram. Desktop- und mobile Ansichten.

Der Chatbot für die Urlaubsplanung unterstützt die Kommunikation in mehreren Sprachen, um die Bedürfnisse der lokalen Niederlassungen des Unternehmens abzudecken.

Ergebnisse

ScienceSoft hat den Chatbot für die Urlaubsplanung erfolgreich erstellt, geschult, implementiert und getestet. Mitarbeiter können auf den Chatbot direkt über ihre Intranet-Homepage sowie über Desktop- und Mobile-Messenger (Skype, Telegram) zugreifen, was den Prozess der Urlaubsplanung vereinfacht hat.

Das Team von ScienceSoft arbeitet mit dem Kunden weiter zusammen und holt Feedback von Endbenutzern ein, um das unnatürliche Verhalten des Bots zu erkennen und das Chatbot neu zu trainieren. Das trägt dazu bei, ein hervorragendes Benutzererlebnis zu gewährleisten.

Technologien und Tools

Microsoft SharePoint 2013, .NET, C#, Microsoft Bot Framework, ASP.NET Web API, Google Dialogflow, Visual Studio 2017.