Für und Wider: Mit Files Connect Salesforce und SharePoint integrieren
Darya ist Observer für CRM-Technologie bei ScienceSoft, einem Softwareentwicklungs- und Beratungsunternehmen mit dem Hauptsitz in McKinney, Texas. Darya begann als Business-Bloggerin, indem sie Webportal-Lösungen, HRM-, ITSM- und CRM-Technologien erforschte. Jetzt tauscht sie ihre praktische Erfahrung basierend auf einer realen CRM-Analyse sowie Erkenntnissen in der CRM-Industrie in ihrem Geschäft aus. Darya schreibt mit einem besonderen Fokus auf Kundenerfahrung und fortgeschrittene Verwendung von CRM-Software.
Viele Unternehmen benötigen mehr Funktionalität für das Dokumentenmanagement, als Salesforce anbieten kann, und sie haben daher auch eine Kollaboration-Lösung auf der Basis von SharePoint. Letztes Mal haben wir die Wichtigkeit der Verbindung von CRM und SharePoint angesprochen. Eine der drei möglichen Lösungen ist die Verwendung von Files Connect in Salesforce, einem Tool, welches die meisten Salesforce CRM-Lizenzen enthalten. Heutzutage sehen wir uns die Vorteile und Nachteile bei der Verwendung von Files Connect für Salesforce-Integration mit SharePoint an.
Stärken von Files Connect
Insgesamt hat Salesforce-Integration mit SharePoint auf der Grundlage von Files Connect die folgenden Vorteile:
- Das Tool ist in den meisten Salesforce-Editionen und -Lizenzen kostenlos verfügbar.
- Neben SharePoint 2010/2013 On-Premises und SharePoint Online können Files Connect für die Integration mit anderen Dateibeständen (Box, OneDrive und Google Drive) verwendet werden, wodurch das Dokumentenmanagement flexibler wird.
- Der Anbieter verbessert das Tool ständig.
Was die Funktionalität des Tools betrifft, ermöglicht Files Connect es den Benutzern, mit SharePoint-Dateien innerhalb der Salesforce-Benutzerschnittstelle unter Beibehaltung aller Inhaltsberechtigungen zu suchen und zu arbeiten.
Suchen Sie nach SharePoint-Dokumenten in Salesforce
Files Connect kann so konfiguriert werden, dass benutzerdefenierte SharePoint-Eigenschaften (benutzerdefenierte Spalten, benutzerdefenierter Inhaltstyp, Metadaten aus Office 365-Dokumenten) in Such-, SOQL- und SOSL-Abfragen berücksichtigt werden. Auf solche Weise können Salesforce-Benutzer gleichzeitig sowohl Salesforce als auch SharePoint nach Dateien und Datensätzen durch die CRM-Suche durchsuchen. Diese Funktionalität von Files Connect beschleunigt die Arbeit von Vertriebsmitarbeitern und hilft ihnen, bei der Kommunikation mit Kunden den Nutzen aus SharePoint-Dateien zu ziehen, sei es bei der Verwendung von Marketingmaterialien oder bei der Weiterleitung von Angebotsdokumenten.
Arbeit an SharePoint-Dateien in Salesforce
Sobald ein Salesforce-Benutzer das erforderliche SharePoint-Dokument gefunden hat, kann er es mit einem beliebigen Salesforce-Datensatz oder -Objekt, z. B. einem bestehenden Kunden oder einer Opportunity, verbinden und via Chatter teilen. Darüber hinaus ermöglicht Files Connect es, SharePoint-Dokumente direkt in Salesforce zu bearbeiten, wodurch das Problem der Dokumentenduplizierung und Dateiversionierung gelöst wird.
Insgesamt unterstützt Salesforce Files Connect zwei Optionen für die Dateiintegration - die eine basiert auf Verweisen auf SharePoint-Dateien und die andere auf dem Kopieren dieser Dateien in Salesforce. Während die erstere für das Dokumentenmanagement innerhalb eines Unternehmens ideal ist, ist die letztere der beste Weg, Dokumente mit Kunden zu teilen (die sicher keinen Zugriff auf SharePoint haben).
Files Connect eignet sich für alle Szenarien der Zusammenarbeit, die sich auf Salesforce-Benutzer konzentrieren, z.B. das rechtzeitige Angebot relevanter Marketinginhalte für Kunden oder die Beibehaltung der Konsistenz von Projektdokumenten trotz der Überprüfung durch mehrere Teilhaber.
Schwächen von Files Connect
Files Connect weist mehrere technische Einschränkungen auf, darunter:
- Momentan gibt es keine offiziellen Informationen zur Unterstützung der Integration mit SharePoint 2016.
- Es werden nur SharePoint-Dokumentenbibliotheken unterstützt, alle anderen Bibliothekstypen und -listen werden nicht behandelt.
- Für eine reibungslose Arbeit der Salesforce Globalsuche sollten SharePoint-Dateien ordnungsgemäß indiziert werden, während PDF-Dateien, Bilder und Videos standardmäßig in SharePoint nicht indiziert werden.
- Vorschau-Verweise auf SharePoint-Dateien und Erstellung der SharePoint-Dateien in Salesforce CRM wird momentan weder unterstützt (noch im Winter’18 Release integriert).
- Integration mit SharePoint On-Premises wird einem Unternehmen zusätzliche $7 pro Benutzer pro Monat kosten.
Der größte Nachteil bei der Integration der beiden Systeme mit Files Connect besteht möglicherweise darin, dass der Fokus auf SharePoint als ein Collaboration Hub für wichtige Geschäftsprozesse verloren geht. In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir beschrieben, wie solche Einschränkungen das Vertragsmanagement behindern können. Ebenso wird die Einrichtung eines reibungslosen Projektmanagemenrprozesses eine zusätzliche Integrationslösung erfordern.
Business Analysten und technische Spezialisten neigen zum Beispiel dazu, in SharePoint zusammenzuarbeiten, während Vertriebsmitarbeiter in Salesforce arbeiten. Die Verbindung auf der Ebene der Geschäftsabläufe kann einem Vertriebsmitarbeiter helfen, die Angebotsbesprechung zu starten, ohne Salesforce zu verlassen und somit die Anstrengungen zu ersparen. Danach, wenn Business Analysten und technische Spezialisten in SharePoint zusammenwirken, können Vertriebsspezialisten durch automatische Statusbenachrichtigungen informiert bleiben. Wenn die endgültige Version des Angebots in SharePoint ist, wird ihr Status in Salesforce automatisch aktualisiert, was den Vetriebsspezialisten veranlässt, sich mit dem Kunden in Verbindung zu setzen. Dieses Zusammenarbeitsszenario neben der Files Connect Funktionalität wird den Zuggriff auf Salesforce-Datensätze von SharePoint, eine Synchronisierung zwischen Salesforce- und SharePoint-Workflows, und zusätzliche Anpassungen für Benutzerfreundlichkeit (wie benutzerdefinierte Benachrichtigungen) erfordern.
Abschließende Überlegungen
Als ein Out-of-the-Box-Tool für Salesforce für die SharePoint-Integration, löst Files Connects viele der Fallstricke bei der Teamzusammenarbeit. Obwohl Files Connect eine Konfiguration erfordert und einige technische Einschränkungen aufweist, kann es für Integrationsszenarios in Bezug auf die meisten Salesforce-Benutzeranforderungen geeignet sein. Aufwendigere Projekte werden eine Anpassung verlangen, dennoch mit einiger Funktionalität, die von Files Connect abgedeckt ist, werden die Gesamtinvestitionen für die Integration niedriger.